Siete pasos para una planificación de proyectos exitosa |

Últimamente, he sido parte de varios equipos de proyectos. Algunas de estas experiencias me han hecho sentarme a analizar el proceso de planificación del proyecto para entender cómo se podría mejorar la planificación e implementación de la gestión de proyectos.

¿Por qué los proyectos administrados por personas talentosas terminan o no se completan? ¿Por qué los equipos de proyecto a veces sienten que están disparando a un objetivo en movimiento? Considero que la falta de una planificación adecuada o la imposibilidad de crear un enfoque sistemático pueden ser fatales para los proyectos.

¿Qué es la planificación de proyectos?

La planificación de proyectos es el proceso de definición de objetivos y alcance, objetivos e hitos (entregas), y asignar tareas y recursos presupuestarios para cada paso. Un buen plan se puede compartir fácilmente con todos los involucrados, y es más útil cuando se revisa regularmente. Simplemente esbozar un plan y nunca volver a discutirlo con su equipo es una buena receta para perder tiempo y esfuerzo.

Puede hacer su planificación de proyectos en un simple documento de Google o puede usar el software de administración de proyectos. El beneficio de utilizar el software de gestión de proyectos es que normalmente puede almacenar todos sus documentos y entregables en un solo lugar, y puede evitar perder importantes discusiones y decisiones en el correo electrónico o en el vacío de Slack. Con una herramienta como Basecamp, por ejemplo, es fácil rastrear el progreso y realizar un seguimiento de las conversaciones y elementos que requieren colaboración con algunas personas diferentes.

Si está pensando en la administración de proyectos como una o dentro de una acelerada puesta en marcha, puede parecer que todo lleva demasiado tiempo desde el principio. Pero, en realidad, ahorrará mucho tiempo y recursos si documenta su plan de proyecto desde el principio y lo utiliza como una hoja de ruta para que usted y su equipo sigan por buen camino.

Aquí hay siete claves para planear un proyecto exitoso. ayuda a comenzar.

1. Piense en su plan como una hoja de ruta para las partes interesadas

Cada proyecto necesita una hoja de ruta con objetivos claramente definidos que no deberían cambiar después de que se haya completado la primera fase del proyecto. Todas las partes interesadas que se benefician del resultado o participan en la ejecución del proyecto deben ser nombradas y sus necesidades establecidas durante el proceso inicial de planificación del proyecto.

Estas partes interesadas pueden incluir:

• El gerente del proyecto o la persona responsable
• El "cliente" que recibe los entregables: puede ser alguien de su equipo (interno) o un cliente real que paga.
• El equipo, o las personas responsables de cualquier táctica que sea parte de el plan.

No suponga que comprende automáticamente las necesidades y los objetivos de cada parte interesada. Antes de llegar demasiado lejos en la documentación de su plan de proyecto, hable con ellos para asegurarse de que realmente entiende el proyecto y las capacidades y recursos de todos en el equipo.

2. Divida el proyecto en una lista de entregables

Desarrolle una lista de todos los entregables. Esta lista debe dividir el proyecto más grande en tareas más pequeñas que pueden asignarse a miembros específicos del equipo, y debe incluir plazos estimados asociados con cada entregable o tarea.

Asegúrese de comprender y documentar el proceso de aprobación para cada entregable. Si su proyecto es para un cliente externo, asegúrese de tener claro su proceso interno de aprobación, de modo que no se sorprenda por las demoras o por la lentitud con las opiniones contrarias.

3. Hable con su equipo

Identifique por nombre a todos los individuos y / u organizaciones involucradas en cada entregable o tarea, y describa sus responsabilidades en detalle. De lo contrario, la falta de comunicación puede ocasionar demoras y situaciones en las que los miembros del equipo pueden tener que volver a hacer su trabajo.

Organice una reunión inicial para hablar con su equipo sobre su plan de ataque previsto. Pídales que lo ayuden a pensar sobre la mejor manera de hacer el trabajo. Esto no solo te ayudará a ser más eficiente, sino que te ayudará a obtener su aceptación porque se sentirán más dueños del proceso. El uso de una herramienta de gestión de proyectos como Basecamp puede ser útil para mantener a todos al día y almacenar documentos y conversaciones, todo en un solo lugar.

Si usa el correo electrónico para comunicarse sobre proyectos, considere usar una solución de correo electrónico del equipo que le permita asignar correos electrónicos que necesiten atención relacionada con el proyecto para los miembros del equipo según corresponda, en lugar de reenviar interminablemente grandes conversaciones.

4. Identifique los riesgos

Determine los riesgos involucrados en su proyecto. Piense en lo que hará si algo lleva mucho más tiempo de lo esperado, o si los costos terminan siendo mucho más de lo que inicialmente había previsto.

No necesita identificar un curso de acción específico para cada posible resultado negativo, pero deberías pasar un tiempo con tu equipo, pensando en lo que podría salir mal. Entonces, puede hacer todo lo que pueda para mitigar esos riesgos desde el principio, en lugar de ser tomado por sorpresa más adelante. Los factores de riesgo también pueden tener cierta influencia en la forma de presupuestar.

5. Cree un presupuesto

Adjunto a su lista de hitos y entregables debe ser información sobre el costo del proyecto y el presupuesto estimado. Resista la tentación de asignar grandes montos en dólares a grandes proyectos sin identificar exactamente cómo se pretende gastar el dinero. Esto ayudará a su equipo a comprender los recursos con los que tienen que trabajar para realizar el trabajo. Cuando configura su presupuesto inicial, estos números pueden ser rangos en lugar de absolutos.

Para ciertos artículos, es posible que necesite obtener presupuestos de algunos proveedores diferentes. Puede ser útil documentar brevemente el alcance del proyecto acordado en su documentación presupuestaria, en caso de que necesite realizar cambios en el proyecto más grande según las restricciones presupuestarias, o si su proveedor no entrega exactamente lo que esperaba.

6. Agregar hitos

Use su lista de entregas como un marco para agregar hitos y tareas que deberán completarse para lograr el objetivo más amplio. Establezca plazos razonables, teniendo en cuenta la productividad, la disponibilidad y la eficiencia de los miembros del equipo del proyecto.

Piense en sus hitos dentro del marco SMART. Sus objetivos deben ser:

• Específico: Claro, conciso y escrito en un lenguaje que cualquiera pueda entender.
• Medible: Use números o un lenguaje cuantitativo cuando corresponda. Evite descripciones vagas que dejen el éxito a una interpretación personal y subjetiva.
• Aceptable: Obtenga el apoyo de los interesados ​​sobre sus objetivos, hitos y resultados.
• Realista: Los objetivos de estiramiento son una cosa, pero no establezca metas que sean imposibles de alcanzar. Es frustrante para su equipo y para sus partes interesadas, y en última instancia podría retrasar su proyecto porque lograr lo imposible generalmente cuesta más y lleva más tiempo.
• Basado en tiempo: Establezca plazos concretos. Si tiene que modificar los plazos asociados con sus hitos, documente cuándo y por qué hizo el cambio. Evite los cambios sigilosos o edite las fechas límite sin notificar a su equipo ni a las partes interesadas relevantes.

7. Establezca las pautas de informes de progreso

Estos pueden ser informes mensuales, semanales o diarios. Idealmente, se debe configurar un espacio de trabajo colaborativo para su proyecto en línea o fuera de línea, donde todas las partes puedan monitorear el progreso. Asegúrese de tener un plan de comunicación: indique con qué frecuencia actualizará a las partes interesadas sobre el progreso y cómo compartirá información, como en una reunión semanal o un correo electrónico diario.

Use el marco que configuró cuando identificó sus hitos para guía tus informes Intente no recrear ninguna rueda o pierda tiempo generando nuevos informes cada vez que necesite comunicar el progreso. Tenga en cuenta que el uso de un software de gestión de proyectos como Basecamp puede mantener informados a los interesados ​​directos sin saturar su bandeja de entrada ni perder conversaciones en largos chats Slack.

El secreto para una planificación y gestión efectiva del proyecto es mantenerse organizado y comunicarse bien con su equipo e interesados. Ya sea que decida usar el software de administración de proyectos o no, piense dónde y cómo almacena todos los materiales y recursos relacionados con su proyecto; mantenga todo en un solo lugar si puede. ¡Buena suerte!