Gestión de riesgos para organizaciones sin fines de lucro: 10 formas de mitigar el fraude

Las organizaciones sin fines de lucro pueden tener sus corazones en el lugar correcto, pero, como cualquier organización que realiza transacciones monetarias, el riesgo de fraude siempre está presente. Kelly y Owns, LLC estimaron $ 84 mil millones en fraude nacional en 2008, la causa más comúnmente citada es la falta de controles internos. Desde las iglesias hasta las organizaciones benéficas, las organizaciones sin fines de lucro deben tomar las precauciones adecuadas para protegerse contra los individuos corruptos y la administración mendaz. Hemos descrito 10 técnicas para reducir el riesgo de actividad fraudulenta entre organizaciones sin fines de lucro. Si bien este artículo proporciona una introducción sólida a la mitigación del fraude, le recomendamos que invierta una gran cantidad de tiempo en la investigación de esta faceta crucial del sector sin fines de lucro.

1. Predicar con el ejemplo

Una de las técnicas más simples que la administración puede emplear es aclarar los principios éticos de la organización. Esto se puede hacer de dos maneras: directa e indirectamente. Trate directamente el problema incorporando la mitigación del fraude en la capacitación de los empleados. Dejar en claro que tal comportamiento será monitoreado de cerca, los perpetradores serán procesados ​​en toda la extensión de la ley. Reforzar indirectamente este mensaje a través de un ejemplo de gestión. Los líderes de la organización deben demostrar consistentemente honestidad y vigilancia para detectar y disciplinar conductas inaceptables. No convierta a su organización en un régimen paranoico y acusatorio, pero hágales saber a los empleados y voluntarios, con firmeza y amabilidad, que están siendo vigilados.

2. Divide y vencerás.

Hay seguridad en los números. Si bien este adagio normalmente sugiere protección contra fuerzas externas hostiles, es igualmente aplicable para detectar amenazas desde dentro. Esta es una guía general esencial que se debe tener en cuenta al configurar controles en todos los niveles de la organización. Divida las tareas de tal manera que el dinero debe ser manejado y monitoreado por múltiples personas. Una sola persona que actúa sola es menos probable que intente un fraude cuando otras personas están involucradas en una transacción. Por ejemplo, después de un evento de recaudación de fondos, sería una mala práctica asignar una sola persona para contar, registrar y depositar donaciones en efectivo.

3. Fortificar su cuenta bancaria

El dinero en el banco puede no ser tan protegido como debería. Limite severamente el acceso a los fondos tomando un par de precauciones simples. En primer lugar, no use una tarjeta de débito. Las protecciones de débito son limitadas y el dinero perdido puede ser difícil de recuperar. Y, en segundo lugar, configure su cuenta para prohibir los retiros de efectivo. El efectivo es una sustancia resbaladiza. Los retiros deben venir en forma de cheque a nombre del contable. Esto agrega un paso adicional, haciendo que los retiros sean más fáciles de rastrear y controlar.

4. Contabilidad meticulosa.

Cada organización necesita un sistema de contabilidad cuidadosamente documentado y minuciosamente. Esta es quizás la forma más fácil de detectar actividades sospechosas. Configurar un sistema efectivo simplemente significa grabar todo. Estandarizar un medio de escribir cada transacción monetaria, no importa cuán pequeña sea. Anota quién hace qué y cuándo. En el ejemplo de donaciones para recaudar fondos, haga un seguimiento de quién recolecta el dinero, quién cuenta el dinero, quién re Cuenta el dinero, quien deposita el dinero y así sucesivamente. Configure rastros de papel transparentes fáciles de seguir hasta la fuente. Dependiendo de la escala de su operación, puede que no sea una mala idea contratar a un experto en contabilidad sin fines de lucro.

5. Usar una tarjeta de crédito.

Es probable que su organización se beneficie del uso de una tarjeta de crédito comercial. El efectivo y los cheques no siempre son prácticos y, como mencionamos anteriormente, las tarjetas de débito no son una buena idea. El crédito tiene mejores protecciones y no agotará sus fondos en caso de fraude. La clave en el uso de una tarjeta de crédito es guardar recibos. Por cada compra, asegúrese de obtener, documentar y presentar un recibo. Al final de cada período de facturación, verifique los recibos y asegúrese de que los cargos totales se sumen a la cantidad en su estado de cuenta.

6. Selección de empleados.

El montaje de un equipo confiable es obvio. Esto implicará realizar verificaciones de antecedentes sobre posibles contrataciones. Averigüe por adelantado si el solicitante tiene un historial de mala conducta. Hacerlo puede salvarte un mundo de problemas. Además, solicite referencias y en contacto con ellos. Si algunas fuentes confiables pueden responder por el solicitante, es un gran comienzo. Utilice el tiempo de la entrevista para abordar cuestiones de fraude. Puede obtener una lectura del carácter del solicitante a través de una conversación simple. Guíelo a través de escenarios hipotéticos relacionados con el fraude. Esto le informará sobre el proceso de pensamiento del solicitante junto con el envío del mensaje de que su organización toma en serio estos asuntos.

7. Establecer un presupuesto

No puedes obtener mucho más básico que esto. Ponga un presupuesto y ajústese a él. Esta es una forma de saber dónde irá tu dinero antes de que realmente vaya allí. Al crear expectativas, puede ver a dónde va su dinero y compararlo con la realidad de la situación. El presupuesto ayudará a prevenir gastos excesivos. Sabrá cuánto dinero debe dedicarse a cada categoría y podrá reconocer mejor las discrepancias. Es probable que necesite ajustar su presupuesto a medida que pase el tiempo. Esta bien. Pero independientemente de la previsibilidad de los activos futuros, siempre proceda con un presupuesto basado en sus mejores estimaciones.

8. Auditorias

Las auditorías periódicas por sorpresa ayudarán a verificar las finanzas de la organización. Si bien no se realiza con el único propósito de detectar fraudes, las auditorías son fundamentales para revisar el flujo de dinero.No todas las organizaciones podrán pagar una auditoría. Si este es el caso, emplee una parte externa alternativa para revisar la información contable y el historial de transacciones. Una parte externa puede actuar como un segundo par de ojos muy necesarios y ayudar a detectar descuidos. Además de detectar realmente el fraude, tales revisiones se doblan como medidas preventivas, lo que permite a los empleados saber que la organización está observando activamente los errores.

9. Firmas en los cheques.

Requerir dos firmas en los cheques escritos a nombre de la organización asegurará que al menos dos personas hayan revisado y aprobado la transacción. Nuevamente, esto se remonta a la división del trabajo y al aumento del número de personas necesarias para completar una transacción. Si a una persona se le permite escribir cheques sin supervisión, la puerta para el fraude está completamente abierta. Los cheques en blanco también deben evitarse siempre que sea posible.

10. Caja chica

La reducción del fraude se produce en todos los niveles de las finanzas de las organizaciones sin fines de lucro. La mayoría de las organizaciones mantienen una cantidad de caja chica para transacciones pequeñas, a menudo impredecibles. No cometa el error de perder la noción de cómo se gasta el dinero. Sí, por lo general se destina a la miscelánea, pero, como se presenta en forma de billetes de un dólar, es fácil abusar del dinero. Guarde los recibos y mantenga un registro estricto de los gastos. El control cuidadoso de las pequeñas transacciones disuadirá el fraude a niveles más altos y más perjudiciales.