El mito electrónico en la práctica: cómo construimos nuestro negocio de impresión |

Han pasado casi 10 años desde que leí por primera vez el "E-Myth Revisited" de Michael Gerber, pero su mensaje es tan importante y relevante para mi negocio hoy como lo fue entonces. El objetivo de este artículo es describir las formas en que E-Myth me ha ayudado a construir desde cero un negocio de impresión escalable.

El E-Myth representa el "mito del mito". La premisa es que muchas personas se llamarían a sí mismos tienden a pasar la mayor parte de su tiempo trabajando en el aspecto técnico de su negocio y no tienen suficiente tiempo en las actividades estratégicas y de gestión que están asociadas con ser un.

En la opinión de Michael Gerber, es mejor enfocarse la energía de uno para crear un negocio que eventualmente pueda ejecutarse y crecer sin una gran participación del propietario en el aspecto técnico, o en el funcionamiento diario del negocio.

Gerber describe una filosofía de implementación de sistemas y capacitación personal para ayudarlo a concentrarse más en las actividades que hacen crecer el negocio. Utiliza el término que trabaja en el negocio en lugar de en el negocio. Esta frase es algo que se ha quedado grabado desde que leí el libro, y ahora es un factor en la mayor parte de la estrategia decisiones que tomo como propietario de un negocio.

Vea también: Guía inspirada en Pixar para administrar una empresa creativa

Nuestra historia de envío

Comenzamos Showcase Creative en 2007 con tres directores: Andy (mi amigo cercano de escuela), Jack (mi hermano) y Paul (yo). Al principio, todos hicimos un poco de todo; citando, obras de arte, facturación, desarrollo de productos, producción, despacho, mercadotecnia, finanzas, etc.

Todos éramos técnicos y teníamos muy poca experiencia en la administración o gestión de un negocio. Después de un corto período, nuestras fortalezas y debilidades comenzaron a mostrarse, y decidimos separar la carga de trabajo en distintos departamentos: yo en producción, marketing e I + D, Jack en ventas y Andy en obras de arte y finanzas.

Mientras trabajábamos y nuestros roles se desarrollaron, tuvimos en cuenta que estábamos modelando roles para que alguien más participe en el futuro. Nuestro objetivo era que cada uno de nosotros gestionara un departamento con personal relativamente poco capacitado, capacitado para hacerse cargo de parte de nuestra carga de trabajo.

Encontramos que el moderno esquema de aprendizaje en el Reino Unido es una valiosa fuente de candidatos para llenar algunos de estos roles. Ahora tenemos un aprendiz trabajando en ventas, dos en producción y uno en obras de arte. El programa de aprendizaje tiene beneficios financieros que pueden darle espacio para entrenar al personal según el estándar requerido.

Además, los candidatos desean aprender y pueden moldearse para cumplir con el rol. Gran parte de nuestro enfoque se ha centrado en capacitar a nuestros aprendices, así como a nuestro personal. También hemos reunido documentos de procedimientos operativos estándar o SOP para varios de nuestros procesos. Esto nos ayuda a estandarizar la forma en que se hacen las cosas, nos da un nivel de responsabilidad y es una herramienta de referencia útil para nuestro personal.

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Producción

Al estandarizar nuestros productos, facilitó a alguien con poca experiencia en impresión la producción de nuestros productos con una capacitación mínima.

Lo hicimos con nuestras carpetas de presentación y productos de encuadernación con anillas. Se decidió un número determinado de variaciones, materiales y acabados, y nuestras troqueladoras se instalaron permanentemente con nuestros troqueles de corte más comunes.

Como resultado, los tiempos de preparación se redujeron drásticamente, los pedidos podían ser producidos por personal sin impresión previa experiencia, y menos pedidos tuvieron errores, lo que significó un resultado más consistente.

Debido a la naturaleza personalizada de la impresión, inevitablemente hay algunos pedidos que quedan fuera de nuestra gama de productos principales. Una de las desventajas de estandarizar y automatizar sus procesos es que las solicitudes más complejas de los clientes pueden expulsar a un miembro del equipo con menos experiencia.

Ver esto de primera mano me ha ayudado a darme cuenta de que un buen gerente es un activo valioso para cualquier departamento. Un buen gerente debe ser capaz de capacitar a otras personas para realizar cualquier tarea que puedan hacer. Por el contrario, un gerente debe estar dispuesto y ser capaz de realizar cualquier tarea que le dé a un miembro del equipo.

Algunos procesos son más difíciles de enseñar que otros. Por ejemplo, recortar tarjetas de visita en un cortador de papel parecería una operación básica; sin embargo, el operador experimentado compensa de forma intuitiva una serie de factores sutiles, incluida la contracción y el sesgo de la impresión, así como el reconocimiento de si la hoja se está afilando con el sonido. Estas cosas toman tiempo y practican para dominar. La paciencia durante el entrenamiento es ciertamente un rasgo que buscaría en un gerente.

Ventas y obras de arte

Nuestro equipo de ventas implementó un sistema de administración de información en el que se nos permitió acceder al entorno de desarrollo para generar nuestro propio cálculo asistentes que permiten la configuración rápida de productos impresos complejos y personalizados a la vez que eliminan el error. Cada uno de estos asistentes puede generar precios, así como una factura de trabajo, una lista de materiales y una tarjeta de ruta para el pedido.

Además, hemos implementado Salesforce con éxito para nuestro personal orientado al cliente. Existen muchos sistemas de CRM, pero lo que nos gusta de Salesforce es una característica que ha llamado Flow. Esto se puede usar para crear flujos de trabajo muy detallados que utilizan una combinación de factores desencadenantes y acciones que pueden automatizar muchas de las tareas repetitivas que un agente de ventas o servicio al cliente debe realizar. Un ejemplo sería automatizar la creación de una tarea para ponerla en la lista de tareas del administrador de cuentas apropiado una vez que un cliente potencial haya indicado en qué producto está interesado.

Usamos otra herramienta excelente llamada Frase Express. Decenas de fragmentos de texto predefinidos se pueden mantener dentro del programa y se pueden agrupar en el comando para crear correos electrónicos completos sin la necesidad de escribir una sola palabra. Esto nos ayuda a acelerar el proceso de envío de correos electrónicos mientras estandarizamos nuestros mensajes en todo el equipo. Esto es especialmente útil durante el proceso de creación de obras de arte cuando necesitamos resaltar y sugerir soluciones a posibles problemas con los diseños del cliente.

Vea también: Las ilustraciones de Hugh Macleod no deberían figurar en sus tarjetas de negocios

Conclusión

Gerber la filosofía sin duda está arraigada en nuestro negocio. Al abordar una tarea, generalmente me encuentro pensando: "¿Qué puedo hacer para que esto ocurra en el futuro sin que yo o alguno de los otros directores tengamos que participar?"

Después de ocho años, Showcase Creative está llegando al punto donde podemos dejar de trabajar en nuestro negocio y pasar la mayor parte de nuestro tiempo trabajando en nuestro negocio, y eso es una buena sensación.

Han pasado casi 10 años desde que leí por primera vez el "E-Myth Revisited" de Michael Gerber, pero su mensaje es tan importante y relevante para mi negocio hoy como lo fue entonces. El objetivo de este artículo es describir las formas en que E-Myth me ha ayudado a construir desde cero un negocio de impresión escalable.

El E-Myth representa el "mito del mito". La premisa es que muchas personas se llamarían a sí mismos tienden a pasar la mayor parte de su tiempo trabajando en el aspecto técnico de su negocio y no tienen suficiente tiempo en las actividades estratégicas y de gestión que están asociadas con ser un.

En la opinión de Michael Gerber, es mejor enfocarse la energía de uno para crear un negocio que eventualmente pueda ejecutarse y crecer sin una gran participación del propietario en el aspecto técnico, o en el funcionamiento diario del negocio.

Gerber describe una filosofía de implementación de sistemas y capacitación personal para ayudarlo a concentrarse más en las actividades que hacen crecer el negocio. Utiliza el término que trabaja en el negocio en lugar de en el negocio. Esta frase es algo que se ha quedado grabado desde que leí el libro, y ahora es un factor en la mayor parte de la estrategia decisiones que tomo como propietario de un negocio.

Vea también: Guía inspirada en Pixar para administrar una empresa creativa

Nuestra historia de envío

Comenzamos Showcase Creative en 2007 con tres directores: Andy (mi amigo cercano de la escuela), Jack (mi hermano) y Paul (yo). Al principio, todos hicimos un poco de todo; citando, obras de arte, facturación, desarrollo de productos, producción, despacho, mercadotecnia, finanzas, etc.

Todos éramos técnicos y teníamos muy poca experiencia en la administración o gestión de un negocio. Después de un corto período, nuestras fortalezas y debilidades comenzaron a mostrarse, y decidimos separar la carga de trabajo en distintos departamentos: yo en producción, marketing e I + D, Jack en ventas y Andy en obras de arte y finanzas.

Mientras trabajábamos y nuestros roles se desarrollaron, tuvimos en cuenta que estábamos modelando roles para que alguien más participe en el futuro. Nuestro objetivo era que cada uno de nosotros gestionara un departamento con personal relativamente poco capacitado, capacitado para hacerse cargo de parte de nuestra carga de trabajo.

Encontramos que el moderno esquema de aprendizaje en el Reino Unido es una valiosa fuente de candidatos para llenar algunos de estos roles. Ahora tenemos un aprendiz trabajando en ventas, dos en producción y uno en obras de arte. El programa de aprendizaje tiene beneficios financieros que pueden darle espacio para entrenar al personal según el estándar requerido.

Además, los candidatos desean aprender y pueden moldearse para cumplir con el rol. Gran parte de nuestro enfoque se ha centrado en capacitar a nuestros aprendices, así como a nuestro personal. También hemos reunido documentos de procedimientos operativos estándar o SOP para varios de nuestros procesos. Esto nos ayuda a estandarizar la forma en que se hacen las cosas, nos da un nivel de responsabilidad y es una herramienta de referencia útil para nuestro personal.

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Producción

Al estandarizar nuestros productos, facilitó a alguien con poca experiencia en impresión la producción de nuestros productos con una capacitación mínima.

Lo hicimos con nuestras carpetas de presentación y productos de encuadernación con anillas. Se decidió un número determinado de variaciones, materiales y acabados, y nuestras troqueladoras se instalaron permanentemente con nuestros troqueles de corte más comunes.

Como resultado, los tiempos de preparación se redujeron drásticamente, los pedidos podían ser producidos por personal sin impresión previa experiencia, y menos pedidos tuvieron errores, lo que significó un resultado más consistente.

Debido a la naturaleza personalizada de la impresión, inevitablemente hay algunos pedidos que quedan fuera de nuestra gama de productos principales. Una de las desventajas de estandarizar y automatizar sus procesos es que las solicitudes más complejas de los clientes pueden expulsar a un miembro del equipo con menos experiencia. Ver esto de primera mano me ha ayudado a darme cuenta de que un buen gerente es un activo valioso para cualquier departamento. Un buen gerente debe ser capaz de capacitar a otras personas para realizar cualquier tarea que puedan hacer. Por el contrario, un gerente debe estar dispuesto y ser capaz de realizar cualquier tarea que le dé a un miembro del equipo.

Algunos procesos son más difíciles de enseñar que otros. Por ejemplo, recortar tarjetas de visita en un cortador de papel parecería una operación básica; sin embargo, el operador experimentado compensa de forma intuitiva una serie de factores sutiles, incluida la contracción y el sesgo de la impresión, así como el reconocimiento de si la hoja se está afilando con el sonido. Estas cosas toman tiempo y practican para dominar. La paciencia durante el entrenamiento es ciertamente un rasgo que buscaría en un gerente.

Ventas y obras de arte

Nuestro equipo de ventas implementó un sistema de administración de información en el que se nos permitió acceder al entorno de desarrollo para generar nuestro propio cálculo asistentes que permiten la configuración rápida de productos impresos complejos y personalizados a la vez que eliminan el error. Cada uno de estos asistentes puede generar precios, así como una factura de trabajo, una lista de materiales y una tarjeta de ruta para el pedido.

Además, hemos implementado Salesforce con éxito para nuestro personal orientado al cliente. Existen muchos sistemas de CRM, pero lo que nos gusta de Salesforce es una característica que ha llamado Flow. Esto se puede usar para crear flujos de trabajo muy detallados que utilizan una combinación de factores desencadenantes y acciones que pueden automatizar muchas de las tareas repetitivas que un agente de ventas o servicio al cliente debe realizar. Un ejemplo sería automatizar la creación de una tarea para ponerla en la lista de tareas del administrador de cuentas apropiado una vez que un cliente potencial haya indicado en qué producto está interesado.

Usamos otra excelente herramienta llamada Phrase Express. Decenas de fragmentos de texto predefinidos se pueden mantener dentro del programa y se pueden agrupar en el comando para crear correos electrónicos completos sin la necesidad de escribir una sola palabra. Esto nos ayuda a acelerar el proceso de envío de correos electrónicos mientras estandarizamos nuestros mensajes en todo el equipo. Esto es especialmente útil durante el proceso de creación de obras de arte cuando necesitamos resaltar y sugerir soluciones a posibles problemas con los diseños del cliente.

Vea también: Las ilustraciones de Hugh Macleod no deberían figurar en sus tarjetas de negocios

Conclusión

Gerber la filosofía sin duda está arraigada en nuestro negocio. Al abordar una tarea, generalmente me encuentro pensando: "¿Qué puedo hacer para que esto ocurra en el futuro sin que yo o alguno de los otros directores tengamos que participar?"

Después de ocho años, Showcase Creative está llegando al punto donde podemos dejar de trabajar en nuestro negocio y pasar la mayor parte de nuestro tiempo trabajando en nuestro negocio, y eso es una buena sensación.