Propietarios de pequeñas empresas, comience a rastrear sus indicadores financieros |

El contenido de este artículo se basa en una entrevista realizada en octubre de 2014 con Sabrina Parsons, directora general de Palo Alto Software.

Para muchos propietarios de pequeñas empresas, especialmente aquellos que han recurrido una pasión o un hobby en las métricas y los números de seguimiento del negocio es una tarea ardua.

Si no eres contador y no tienes experiencia en negocios, o una afinidad natural por los números, es posible que te encuentres "haciendo" "negocios" sobre la marcha, y tal vez ignorando esos "números horribles" hasta que llegue el momento de presentar los impuestos.

Si bien este puede ser el mejor enfoque para ponerlo en marcha rápidamente, también es un enfoque que, a la larga, plazo, podría ser perjudicial para el crecimiento e incluso la supervivencia de su negocio .

Según un estudio de la Asociación de Pequeñas Empresas, el 28% de las empresas fracasan debido a problemas con la estructura financiera de la empresa, incluyendo el mantenimiento de registros de contabilidad deficientes.

Si no se está manteniendo al día Los registros del dinero que fluye dentro y fuera de su negocio, usted podría estar en problemas.

Una imagen clara de cómo está su negocio y de lo que debe estar haciendo un seguimiento diario no solo lo ayudará a dormir mejor por la noche, pero lo ayudará a adoptar un enfoque proactivo más que reactivo para administrar su negocio, lo que significa que tendrá más tiempo para resolver problemas antes de que las cosas salgan mal y, por supuesto, más tiempo para planificar el éxito.

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Las métricas financieras más simples son las más importantes para tener en cuenta.

Sabrina Parsons, CEO de Palo Alto Software, recomienda que antes que nada, se sienta cómodo con sus indicadores financieros clave. Esto incluirá elementos como métricas de flujo de efectivo y varias métricas de estados financieros.

Algunas preguntas que puede tener la costumbre de preguntar:

• ¿Cuánto dinero gana en un día? ¿Una semana? ¿Un mes?
• ¿Hay días de la semana en que gana más?
• ¿Puede calcular su punto de equilibrio para que pueda obtener un objetivo de ingresos diarios?

La idea aquí es llegar a serlo en última instancia familiarizado con los números, ese día por día o semana por semana, puede decir "Oh, necesito ganar $ 1,000 más esta semana. ¿Que puedo hacer? ¿Hay alguna forma en que pueda hacer que los clientes paguen sus facturas más rápido? "

¿Por qué administrar por métricas?

La razón por la que, en Palo Alto Software, ponemos tanto énfasis en el seguimiento de números comerciales, es que hace el proceso de toma de decisiones es mucho más fácil.

Esta información debería ayudarlo a determinar cuánto dinero necesita ganar por día, cuándo realizar sus ventas y si debe o no implementar una tarifa por retraso para los clientes. que toman demasiado tiempo para pagar las facturas.

Por lo menos, cada propietario de una empresa debe tener un buen manejo de sus métricas financieras básicas, incluido el flujo de efectivo, el punto de equilibrio y el efectivo disponible, así como otras métricas básicas como días para cobrar, gastos, etc.

Estas son algunas de las métricas financieras con las que puede comenzar a familiarizarse:

Una captura de pantalla de una parte de Dashboard: el panel de administración empresarial incluido en LivePlan.

Sin embargo, Sabrina advierte a las empresas que la idea no es rastrear todo:

" No quiere la parálisis del análisis o volverse loco por la métrica. Debe tener en cuenta que no puede administrar cientos de métricas diferentes. Por lo tanto, debe estar pendiente de los más importantes, los financieros, y una vez que se vuelva más sofisticado, avance hacia métricas adicionales, como las métricas de marketing por correo electrónico: porcentaje de clics, tasa de apertura, anulación de suscripción, etc.

puede pasar a las cosas que lo ayudan a comprender lo que hacen sus clientes: métricas relacionadas con clientes nuevos y repetidos, métricas sobre lo que le cuesta adquirir un cliente o servir a un cliente actual, métricas relacionadas con los datos de su carrito de compras. <

Solo comience a ir más allá de los KPI financieros (Indicadores Clave de Desempeño) cuando se sienta cómodo.

Sabrina sugiere rastrear y abordar estas métricas financieras durante tres a seis meses antes de agregar otras. Y, cuando agregue métricas adicionales, tenga mucho cuidado al elegir solo unas pocas a la vez. Comience con aquellos que pueden aportar más valor al negocio.

Haga un seguimiento de las cosas que le permitirán tomar medidas

Parte de la razón por la que muchos propietarios de empresas no realizan un seguimiento de sus métricas es porque no lo hacen. Entiendo cómo estos números los van a ayudar.

Es por eso que recomendamos comenzar con las métricas financieras básicas. Esto lo ayudará a comprender cómo actuar en función de lo que los números le dicen.

Por ejemplo, si envía facturas, puede ver cuáles son los días reales para cobrar, y luego las compara con los puntos de referencia de la industria, debería darle una idea de si está o no encaminado. Y, si no lo está, también puede tomar medidas basadas en esta información. Tal vez pueda comenzar a llamar y solicitar que los clientes realicen un pago, o puede implementar un cargo por pago atrasado.

Casi todo el mundo puede tomar medidas como el flujo de efectivo o el punto de equilibrio.

Si no lo hace entienda algo tan simple como el flujo de efectivo, podría estar en un mundo de dolor.

Sabrina dice, "el 60 por ciento de las pequeñas empresas que fracasaron en realidad fueron rentables. Simplemente se quedaron sin dinero. No podían pagar sus cuentas. Y anecdóticamente, nueve de cada 10 veces, cuando un negocio cierra las puertas, se queda sin efectivo. Si tuvieran dinero en efectivo, podrían haber cambiado algo. "

Las empresas de servicios tienen este problema porque no aceptan efectivo inmediatamente. En cambio, están facturando y esperando el pago. Comprender cómo le afecta este retraso es clave. Si no lo hace, podría terminar con su negocio, especialmente si tiene que pagarle a los trabajadores y no pagarle. t Tenga efectivo en caja.

Si observa la métrica del flujo de efectivo (cuentas por pagar), obtendrá un número que podrá comprender y luego podrá compararlo con otras empresas de su industria para ver dónde se encuentra.

Cómo realice fácilmente un seguimiento de sus métricas financieras clave:

1. Use una solución de contabilidad

Si aún no está usando una solución de contabilidad, este es un buen lugar para comenzar, solo para asegurarse de estar al tanto de los datos que necesitará para declarar los impuestos.

Demasiadas personas no hacen un seguimiento de sus números o no confían en Word o Excel para hacerlo, lo que significa que cada vez que quieren ver lo que está sucediendo en sus negocios, tienen que ejecutar un informe manual o dedicar tiempo a crear un nuevo gráfico o gráfico.

Aquí es donde una solución de contabilidad facilita las cosas. Y, por supuesto, si algo es más fácil, es mucho más probable que te mantengas al corriente.

Si eres un negocio de servicios y solo estás facturando clientes, podrías probar algo como Freshbooks. De lo contrario, si opera un negocio más complicado, Xero o Quickbooks Online son buenos lugares para comenzar.

2. Use un panel de administración empresarial

Una vez que tenga la costumbre de rastrear los números financieros clave de su empresa (o incluso que adquiera el hábito de hacerlo), puede pasar a utilizar un LivePlan similar a una herramienta, que lo hará hacer que el seguimiento de esos datos financieros sea aún más fácil.

Una diferencia clave entre el software de contabilidad y LivePlan es que este último proporciona una visión general amplia e inmediata de cómo van las cosas.

En una solución de contabilidad, cada informe debe ejecutarse por separado y solo puede comparar entre dos períodos. Por ejemplo, julio-septiembre versus los datos pronosticados, o julio-septiembre versus el año anterior.

Y, en el software de contabilidad, a menudo solo se llega a comparar "los números" o los datos tabulados. Si quisiera un gráfico, tendría que exportarlo a excel.

En comparación, LivePlan tiene un tablero que muestra instantáneamente 14 informes y que también le permite profundizar en cualquier número y mostrar un informe que puede comparar múltiples períodos de tiempo. Por ejemplo, las ganancias actuales en comparación con las ganancias del año anterior en comparación con las ganancias pronosticadas, todo en una tabla.

Una captura de pantalla del desglose de ingresos como se ve en el Tablero de LivePlan.

Más que eso, estos informes se pueden convertir en visuales, por lo tanto, si no es una "persona de números" o si le gusta ver imágenes de su las tendencias comerciales, puede revisar el informe como un gráfico o como un gráfico.

Sabrina Parsons: "Mucha gente tiene miedo a los números, por lo que estas imágenes son importantes."

Además de solo permitirle comparar entre un par de períodos, parte del problema con solo usar un software de contabilidad es que usted debe saber qué es importante.

Con un software como LivePlan, no tiene que elegir una métrica en particular. Muestra automáticamente todos los números que necesita ver en su panel para que pueda obtener una visión general rápida de cómo está su negocio. Si desea entrar en más detalles, puede hacer clic en cualquiera de los cuadros. Y, para obtener más detalles, si ha conectado LivePlan a su software de contabilidad, puede ir a eso para encontrar exactamente los números que le muestran por qué los ingresos suben o bajan.

El punto aquí no es para venderlo en cualquier cosa, pero para que vea que si hace que el seguimiento de sus indicadores financieros clave sea lo más fácil posible, podrá tomar decisiones rápidas e informadas, y adoptar un enfoque proactivo para administrar su negocio.

Mensaje para llevar de Sabrina a todos los propietarios de negocios: "Cuanto más rastreas, más rastreas. Mientras más vea datos y se dé cuenta de lo útil que es cuando llega el momento de tomar decisiones, más fácil será tomar decisiones. Empezar es la parte más difícil. "

Otros recursos que pueden serle de utilidad incluyen:

• Las 5 métricas que necesita seguir para que su negocio de suscripción tenga éxito
• Las 6 métricas web más importantes para realizar un seguimiento del sitio web de su empresa
• Las 10 mejores herramientas para realizar el seguimiento de las métricas web

¿Qué métricas rastreas?

Cada empresa es diferente y, como tal, considerará necesario realizar un seguimiento de los diferentes números.

¿Estás de acuerdo con comenzando con las métricas financieras básicas? ¿Qué métricas crees que es esencial vigilar?

¿Las métricas que rastreas cambiaron con el tiempo?