Una forma sorprendente de evitar una auditoría |
Procedimientos de auditoría para evitar errores materiales en el manejo de los inventarios
Se supone que es una práctica estándar hasta que suena el teléfono y todo cambia.
Cuando sonó el teléfono a mediados del año pasado, vi que Revenue Canada estaba llamando. Pensamientos iniciales: "¿Qué no he hecho ahora?" Esta no fue mi primera auditoría. Fui auditado por la misma persona dos veces antes. Desafortunadamente, no fue la misma persona que llamó por tercera vez.
La persona del otro lado se presentó y me informó que mi cuenta había sido seleccionada para una revisión de GST / HST. Wow, ¡apuesta a que te gustaría tener tanta suerte! No estaba preocupado porque lo había pasado antes. ¿No debería obtener puntos de bonificación por que vuelva a suceder?
El auditor era nuevo y estaba siguiendo el libro. Todos quieren impresionar a alguien, ¿verdad? Ella estaba preguntando sobre cosas que yo había proporcionado previamente. Cuando me preguntaron si había mirado la historia de mi compañía, me dijo que no, que no. Por supuesto, ¿quién quiere discutir con Revenue Canada? Puntaje 1 para Revenue Canada, 0 para Business Launch Solutions.
Se me solicitó que brindara la siguiente información a Revenue Canada en 14 días:
- Una lista detallada de los créditos tributarios de entrada reclamados para el período, incluida la fecha, el proveedor, descripción, cantidad de factura e importe de GST / HST pagado
- Copias de las 5 facturas más grandes de la lista detallada de ITCs para el período
- Una descripción detallada de mi actividad comercial
- Prueba de actividad promocional comercial de la ciudad
- Un plan de negocios que incluye ventas proyectadas; y
- Un registro de vehículo de motor
La información se envió en 14 días. Supongo que realmente me gustaron ya que solicitaron más información un mes más tarde, sin una explicación de por qué. Esta vez querían copias de las 5 facturas más grandes para períodos de informes anteriores. Nuevamente, 14 días para entregar.
Puede que no piense que es un gran problema obtener las cinco facturas más grandes y enviarlas. No lo es, siempre que las facturas no se hayan ingresado en su tarjeta de crédito. Utilizo mi tarjeta de crédito para la mayoría de las compras, ya que me da más tiempo para pagar lo que haya comprado. El extracto de su tarjeta de crédito se considera una factura, pero lo es, pero Revenue Canada necesita una copia de cada compra incluida en esa declaración, y los impuestos se muestran por separado. Luego pasas a las cuatro facturas restantes de cada mes.
Entonces, ¿cuál es el problema? El tiempo es el gran problema. El tiempo es lo único que las pequeñas empresas no tienen. Estamos estirados al límite tal como están. Buscar la información, escanear o fotocopiar las facturas y armar un paquete para enviarlo a Revenue Canada lleva tiempo. La carta de Revenue Canada le recuerda que tiene 14 días para enviar la información de los ITC que reclamó. Si no se proporciona la información solicitada, los ITCs reclamados se reducirán a NIL. Lo que la carta no dice y solo puede suponer, es que si no responde, es más que probable que esté en su radar en el futuro previsible.
Información enviada: ahora, por favor, permítame volver al trabajo. ¡No! Otra convocatoria que solicita más información: proporcione las cinco facturas más grandes para los períodos de informes anteriores. En este punto, estaba listo para comenzar a gritar, pero, por supuesto, no puede hacer eso.
Finalmente, recibí una Declaración de ajustes de auditoría. Recuerde que el motivo de la auditoría se debió al kilometraje. A regañadientes permitieron el kilometraje, pero me aconsejaron que no volvería a obtenerlo. Un par de discrepancias no fueron permitidas y no vale la pena discutir. Pero, uno merecía una llamada. No aprobaron los impuestos sobre el calor y la propiedad ya que no había proporcionado la documentación. Me molestó porque no me habían pedido que proporcionara la documentación.
Lo que aprendí de esta auditoría es que queda mucho a la discreción del auditor así que pueden ser algunos puntos silenciosos, pero mejor informados que no.
- Sorpresa: si se está pagando a sí mismo, entonces puede evitar una auditoría . De acuerdo con Revenue Canada, a menos que esté recibiendo un salario, no puede reclamar el millaje. Mi contador ha declarado su práctica común de reclamar el millaje al final del año. Se lo debe al accionista de la compañía. Incluso llegó a enviar una carta al departamento de fallos de GST / HST para obtener una aclaración. Cha Ching! Para resumir, se le informó que el millaje debía pagarse, sin embargo, no lo pondrían por escrito.
- No se acepta el recibo de una caja registradora para compras superiores a $ 150.00 . Me informaron que necesitaba obtener un "recibo oficial" de la tienda donde compré el artículo. Recientemente hablé con un gerente en una tienda de Staples y no podía creer lo que le pedí. Los recibos de la caja registradora son los únicos recibos que se dan en las tiendas minoristas.
- Revenue Canada sugiere que haga copias de todas las facturas y las tenga listas en caso de que reciba una auditoría. Esto le ahorra buscarlos más adelante.
- Verifique que todos los recibos incluyan GST / HST como un elemento separado . Si no lo hacen, vuelva al vendedor y solicite uno detallado que incluya el impuesto o no lo envíe como parte de su declaración.
- No tema al auditor, haga preguntas . Me enteré después del hecho de que el auditor era un estudiante cooperativo que se fue antes de que el caso estuviera completo. Me di cuenta de esto cuando traté de contactarla. Entiendo que hay un lugar para estudiantes de cooperativas pero también siento que ella debería haberse identificado a sí misma como una. Terminé la auditoría con su gerente, quien me dio uno de los créditos que no se permitieron. Sin embargo, sus palabras de despedida fueron: considérese afortunado de haberle otorgado el crédito de millaje, ya que no lo obtendrá en el futuro.
La única cosa positiva que salió de esto: ¡ahora me estoy quitando un salario!
