¿Por qué ignorar el flujo de efectivo puede matar a su pequeña empresa?

Las empresas enfrentan muchos obstáculos, especialmente cuando recién comienzan, y el flujo de efectivo está cerca de los primeros lugares de la lista. Incluso para las compañías rentables, puede ser un desafío asegurarse de que cada mes ingrese más dinero del que sale. El inventario, las cuentas por cobrar, los contratos de los proveedores y la nómina deben administrarse de manera efectiva para que las empresas no pierdan la inversión y el crecimiento necesarios debido a la escasez de capital de trabajo.

Le preguntamos a Jeremy Office, un asesor de patrimonio de Delray Beach, Florida, para empresarios y miembro de la red de nuestro sitio Ask a Advisor, sobre las formas en que los dueños de negocios pueden controlar su flujo de efectivo y hacer crecer sus negocios.

¿Por qué es importante administrar el flujo de efectivo para las pequeñas empresas?

La gestión del flujo de caja es el factor determinante de si una empresa tiene éxito. Las estadísticas muestran que hasta el 50% de las empresas fracasan. En muchos casos, estos son negocios rentables, pero cierran sus puertas debido a una mala gestión del flujo de caja. Si bien las principales preocupaciones son obvias, como cumplir con la nómina o pagarle a un proveedor, los efectos secundarios y compuestos de una administración de flujo de caja constantemente deficiente pueden ser realmente perjudiciales.

Este es un escenario demasiado común: la limpieza en seco de Bob es un negocio rentable, por lo que Bob decide hacer un pago inicial de un nuevo equipo. Sin embargo, no le presta atención al flujo de efectivo, y el dinero que gastó en el equipo fue necesario para la nómina esa semana. No tiene el dinero en efectivo y no cumple con la nómina (no fue la primera vez), por lo que su conductor de recogida / entrega abandona. Bob está en estado de pánico y cambia su enfoque a la recolección / entrega para llenar el vacío al mismo tiempo que intenta encontrar un nuevo controlador. Bob no tiene tiempo de llamar a otras cuentas para cobrar las cuentas por cobrar de manera oportuna, por lo que un par de pagos más se retrasan.

Mientras tanto, el mayor cliente de Bob está descontento porque sus entregas se retrasan y él decide buscar un proveedor diferente. Llega el próximo ciclo de nómina y ahora es el doble de grande. Al mismo tiempo, el alquiler también se debe, y Bob tiene un nuevo pago adeudado por la compra del equipo que realizó. Bob no puede pasar dos ciclos sin pagar a sus empleados, por lo que ahora se gasta el tiempo de Bob en administrar los pagos atrasados ​​a su propietario y al vendedor de equipos y asegurarles que pagará lo antes posible.

Bob está tratando frenéticamente de entender quién le debe dinero y de llamarlos para que les paguen. No tiene tiempo para centrarse en obtener nuevas cuentas, por lo que sus ventas comienzan a disminuir. Bob comienza a perder clientes porque el conductor de la entrega que contrató por desesperación no ha tenido la capacitación adecuada y mezcla la ropa de todos. Antes de que Bob lo sepa, su negocio lo consume y no sabe en qué concentrarse. Su negocio, una vez rentable, ahora está a punto de cerrar sus puertas porque ya no tiene los ingresos para apoyar su quema mensual.

Una pequeña empresa que necesita implementar una nueva estrategia, por ejemplo, aumentar el inventario para las vacaciones, contratar nuevos empleados, implementar nuevas tecnologías o comprar nuevos equipos, puede hacerlo más rápido y tener convicción en su decisión si entiende las repercusiones y los planes para El impacto del flujo de caja. Las crisis de efectivo son inevitables para una pequeña empresa, pero es mucho más fácil de superar cuando la empresa anticipa y tiene tiempo suficiente para encontrar una resolución.

" MÁS: Cómo obtener capital de trabajo para pequeñas empresas.

¿Qué deben tener en cuenta los propietarios de pequeñas empresas para calcular con mayor precisión el flujo de efectivo?

Deben mantenerse enfocados en datos reales en lugar de hipotéticos. Los propietarios de pequeñas empresas a menudo toman decisiones basadas en la expectativa de recibir efectivo en el futuro, y cuando eso no sucede, puede ponerlos en una crisis de efectivo. Esto no quiere decir que no deba contabilizar recibos futuros (ya que esto es importante para modelar el flujo de efectivo), sino que debe ser realista en cuanto a cuándo se recibirán dichos recibos. Si una factura debida a usted vence en 30 días, pero el cliente siempre ha pagado 15 días de retraso, debe tener en cuenta la demora adicional cuando proyecte el flujo de efectivo.

Es importante que los propietarios de pequeñas empresas supervisen continuamente su proceso de flujo de efectivo para garantizar que sus expectativas estén en línea con lo que realmente sucede. Esto ayudará a construir convicción y confianza en el proceso.

¿Cuáles son algunas herramientas simples que las pequeñas empresas pueden usar para hacer un seguimiento de su flujo de efectivo?

Las herramientas para administrar el flujo de efectivo son abundantes y varían según la información necesaria, la experiencia técnica requerida y el nivel de automatización. Varios sitios web dedicados a pequeñas empresas, junto con aplicaciones empresariales conocidas como Microsoft Office y Google Docs, han creado plantillas estandarizadas que se pueden descargar de forma gratuita. En los últimos años, ha habido varias plataformas de software y aplicaciones que han surgido para ayudar a administrar el flujo de efectivo. Una simple búsqueda en Google producirá una multitud de plataformas, incluyendo Pulse, Float y Up Your Cash Flow. Y muchos de los programas de contabilidad líderes han comenzado a incorporar herramientas de gestión de flujo de efectivo (por ejemplo, el informe de pronóstico de flujo de efectivo de QuickBooks).

Cada opción tiene sus propias fortalezas y debilidades, y una pequeña empresa debe basar su decisión en la herramienta que considere más eficiente. Una herramienta solo es beneficiosa si la información que proporciona conduce a resultados procesables, por lo que si una pequeña empresa encuentra que una herramienta es demasiado compleja o no puede obtener información beneficiosa, el propietario debe buscar otra solución.

En general, es una buena idea contratar a un consultor independiente para establecer el marco y enseñar al propietario del negocio cómo utilizar el flujo de efectivo. Esto proporciona un recurso para llamar con preguntas y conduce a una comprensión más profunda.

Jeremy Office es asesor de riqueza para empresarios y director de Maclendon Wealth Management, con sede en Delray Beach, Florida.