Home Office Deducciones fiscales para pequeñas empresas

Los propietarios de pequeñas empresas, los empresarios y los empleados que trabajan desde casa podrían ahorrar mucho dinero en sus impuestos tomando una deducción de la oficina en el hogar, siempre y cuando cumplan con los requisitos del IRS y mantengan buenos registros.

Si usa parte de su hogar de forma regular y exclusiva para actividades relacionadas con el negocio, el IRS le permite cancelar el alquiler asociado, los servicios públicos, los impuestos sobre bienes raíces, las reparaciones, el mantenimiento y otros gastos relacionados.

Esto es lo que las pequeñas empresas deben saber sobre la deducción de la oficina en casa.

Cómo determinar la elegibilidad

Cómo determinar su deducción

Método simplificado vs. deducción de gastos reales

Cosas a tener en cuenta.

Cómo determinar la elegibilidad

Puede reclamar la deducción ya sea propietario o inquilino, y puede usar la deducción para cualquier tipo de vivienda en la que resida: una vivienda unifamiliar, un apartamento, un condominio o una casa flotante. No puede usarlo para un hotel u otro alojamiento temporal.

Las reglas de deducción de la oficina en el hogar también se aplican a las estructuras independientes. Puede usar un espacio de estudio, garaje o granero como oficina de su hogar siempre que la estructura cumpla con los requisitos de "uso exclusivo y regular".

Estas son las condiciones que deberás cumplir:

Uso regular y exclusivo: El espacio que está utilizando para negocios debe usarse exclusivamente para realizar negocios. Por ejemplo, usar una habitación de repuesto como oficina y sala de juegos para sus hijos lo hace inelegible.

"Un dormitorio adicional funciona, siempre y cuando no lo uses para invitados, incluso algunos días al año", dice Johanna Fox Turner, un contador y planificador financiero certificado en Mayfield, Kentucky.

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Lugar principal de negocios: Aunque su oficina en el hogar no tiene que ser el único lugar donde se reúne con sus clientes, debe ser su principal lugar de negocios. Eso significa que utiliza el espacio de manera exclusiva y regular para actividades administrativas o de administración, como facturar a los clientes, programar citas y llevar libros y registros, de acuerdo con el IRS.

Hay dos excepciones a la regla de exclusividad. Si proporciona servicios de cuidado diurno para niños, ancianos (65 años o más) o personas discapacitadas en esa parte de la casa, todavía puede reclamar deducciones comerciales, siempre que tenga una licencia, certificación o aprobación como centro de cuidado diurno bajo el estado Ley, según el IRS.

La otra excepción es si utiliza la oficina para almacenar el inventario o muestras de productos que vende en su negocio.

Si es elegible, puede deducir los gastos del negocio en el hogar utilizando un Formulario 8829, y la cantidad se informa en un Formulario 1040.

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Cómo determinar su deducción

Puede determinar el valor de su deducción de manera fácil o difícil.

Con la opción simplificada, no se deducen los gastos reales. En cambio, la cantidad cuadrada de su espacio se multiplica por una tasa prescrita. La tarifa es de $ 5 por pie cuadrado hasta 300 pies cuadrados de espacio. Si la oficina de su hogar tiene más de 300 pies cuadrados, no puede usar el método simplificado.

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El método regular y más difícil valora su oficina en el hogar al medir los gastos reales contra sus gastos generales de residencia. Puede deducir intereses hipotecarios, impuestos, mantenimiento y reparaciones, seguros, servicios públicos y otros gastos.

El IRS introdujo la opción simplificada a partir del año fiscal 2013, porque el método regular requiere un registro preciso que puede ser oneroso para algunos empresarios y propietarios de pequeñas empresas.

Puede usar el Formulario 8829 para calcular los gastos que puede deducir y archivar solo con el Anexo C (Formulario 1040).

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Versión simplificada vs. deducción de gastos reales

La opción de usar la deducción simplificada, si es elegible para la misma, o de deducir los gastos reales depende principalmente de lo que le otorgaría la deducción de impuestos más grande.

Si utiliza el método de gastos reales, puede deducir los gastos directos, como pintar o reparar únicamente en la oficina del hogar, por completo. Los gastos indirectos (intereses hipotecarios, seguros, servicios públicos del hogar, impuestos sobre bienes raíces, reparaciones generales de la vivienda) son deducibles según el porcentaje de su hogar utilizado para negocios.

Ejemplo: Digamos que pagó $ 3,000 en intereses hipotecarios, $ 1,000 en primas de seguro y $ 3,000 en servicios públicos (todos los gastos indirectos) más $ 500 en un trabajo de pintura de oficina en el hogar (gasto directo) en el año fiscal 2016. La oficina de su hogar ocupa 300 pies cuadrados en una casa de 2,000 pies cuadrados, por lo que es elegible para deducir gastos indirectos en el 15% de su casa.

Sería elegible para reclamar una deducción de $ 1,050 en gastos indirectos ($ 7,000 en gastos, multiplicado por el 15% del espacio utilizado en el hogar), más $ 500 por el costo directo de pintar la oficina en el hogar, por una deducción total de $ 1,550.

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Si su oficina en el hogar tiene 300 pies cuadrados o menos y opta por tomar la deducción simplificada, el IRS le otorga una deducción de $ 5 por pie cuadrado de su hogar que se usa para fines comerciales, hasta un máximo de $ 1,500 por un área de 300 cuadrados. -espacio del pie.

En este caso, usar el método simplificado podría tener más sentido, ya que solo obtendría $ 50 más en deducciones al documentar los gastos reales. También debe considerar el tiempo que le tomará reunir los recibos y registros.

Entre los clientes de Turner, "la regla general es que probablemente no deberían molestarse con los detalles si tienen una pequeña oficina en casa" de 100 pies cuadrados o menos, dice ella.

El método simplificado funciona bien para oficinas de una sola habitación y pequeñas operaciones, mientras que el método de gastos reales funciona mejor si la empresa constituye una gran parte del hogar, dice Tim Gagnon, un contador público y director del maestro de ciencia en línea de la Universidad Northeastern en el programa de impuestos.

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Cosas a tener en cuenta

Si planea deducir los gastos reales, mantenga registros detallados de todos los gastos comerciales que cree que va a deducir, como recibos de compras de equipos, facturas de electricidad, facturas de servicios públicos y reparaciones. Si alguna vez te audita el IRS, estarás preparado para respaldar tus reclamos.

Pero no deje que el temor a una auditoría le impida tomar la deducción de la oficina en el hogar, dice Turner, quien señala que en 35 años en el negocio, solo un cliente se sometió a una auditoría.

Si usted es propietario de una casa y toma la deducción de la oficina en el hogar utilizando el método de gastos reales, podría cancelar su capacidad de evitar el impuesto sobre las ganancias de capital al vender su residencia principal, dice Craig Smalley, un contador y asesor financiero.

Las personas que venden su residencia primaria después de haber vivido en ella durante al menos dos de los cinco años anteriores a la venta generalmente no tienen que pagar impuestos por hasta $ 250,000 en ganancias por la venta, o $ 500,000 si son casados ​​que presentan una declaración conjunta, según el IRS Publicación 523.

Si utiliza el método de gastos reales, debe depreciar el valor de su vivienda. Depreciación se refiere a una deducción del impuesto a la renta que permite a los contribuyentes recuperar los costos de la propiedad, debido al desgaste, deterioro u obsolescencia de la propiedad, según el IRS. La depreciación que debe tomar en las deducciones de la oficina en el hogar está sujeta al impuesto a las ganancias de capital cuando vende su casa, dice Smalley.

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Por ejemplo, si usted es dueño de su casa, use el 20% de la misma como oficina de la casa y deduzca la depreciación, el 20% de sus ganancias en la venta de la casa ahora está sujeta al impuesto a las ganancias de capital, dice Smalley. Sin embargo, si utiliza el método simplificado, la depreciación no es un factor y no estará sujeto al impuesto, dice.

Las reglas sobre deducciones fiscales para una oficina en casa pueden ser difíciles de digerir. Consulte con un asesor fiscal o utilice el software de impuestos en línea adecuado si no está seguro de cómo proceder.

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Steve Nicastro es un redactor de Investmentmatome, un sitio web de finanzas personales. Correo electrónico: [email protected]. Twitter: @StevenNicastro.

Actualizado el 25 de julio de 2017.