Cuándo y cómo externalizar su nómina |

Uno de los aspectos más importantes de administrar una empresa es administrar la nómina; desde el momento en que su primer empleado (¡incluso usted!) Comienza a trabajar, necesita un sistema de nómina.

Pero las pequeñas empresas a menudo carecen de los recursos, el tiempo y el dinero adecuados para manejar la nómina interna. Debe dedicar todo su tiempo a hacer lo que hace mejor y mantener contentos a los clientes. No tiene tiempo para pasar horas en la nómina, y la mayoría de las pequeñas empresas no pueden pagar un especialista en nómina en el personal.

Además, la nómina es intrínsecamente difícil y tediosa. No se trata solo de garantizar que todos reciban el salario que esperan a tiempo. También hay varios impuestos gubernamentales federales, estatales y locales para pagar también. Los documentos deben archivarse a tiempo y todas sus cajas de regulación deben marcarse.

Todos estos escenarios justifican que las pequeñas empresas externalicen la nómina. Desafortunadamente, existe una clara falta de soluciones de nómina enfocadas en las pequeñas empresas en el mercado. Entonces, ¿cuáles son sus opciones?

¿Las empresas tradicionales de nómina son adecuadas para las pequeñas empresas?

La nómina es, en la superficie, un espacio competitivo. ADP es uno de los proveedores más grandes, junto con empresas como Ceridian, Paychex e Intuit. Para las pequeñas empresas, el problema es que estas compañías heredadas generalmente combinan las altas tasas de consultores por hora con la tecnología más adecuada para las empresas más grandes.

Junto con los sistemas difíciles de usar, esta tecnología también es costosa y tiene una tonelada de tarifas ocultas. Hay mucho níquel y dimisión después de registrarse, y la mayoría de estas compañías tampoco son reconocidas por tener un excelente servicio al cliente. Simplemente no están equipados para atender las necesidades de las pequeñas empresas.

Por otro lado, estamos viendo en el mercado un nuevo software de nómina para la escuela, diseñado para hacer que el proceso sea lo más intuitivo, fácil y divertido posible. para las pequeñas empresas.

Con esto en mente, echemos un vistazo a la nómina de outsourcing en lugar de hacerlo usted mismo.

Vea también: Una historia verdadera de miedo acerca de las Startups y los impuestos sobre nómina

¿Cómo externalizar su nómina?

Paso uno: determine sus necesidades

Antes de elegir un proveedor de nómina, debe comprender lo que necesita que haga. ¿Tiene personal o contratistas? ¿Cómo se determina la diferencia? ¿Necesita nómina para conectar a su software de contabilidad? ¿Qué impuestos necesita pagar? ¿Paga bonos o gastos?

Una vez que tiene un control sobre sus necesidades de nómina, entonces comience a hacer su tarea.

Paso dos: investigue

Empieza por decidir qué tipo de proveedor de nómina tercerizado desea utilizar para su empresa, y mucho de eso depende del tamaño de su empresa.

Las empresas medianas y grandes son las más adecuadas para elegir empresas de nómina como ADP, Ceridian, Paychex o Intuit. Estos proveedores de nómina más grandes tienen sistemas que se adaptan a las necesidades de los clientes empresariales, ya que generalmente ofrecen una solución que cubre todos los aspectos de recursos humanos, beneficios y nómina.

Las pequeñas empresas, por otro lado, tienen una gran cantidad de opciones a la hora de externalizar su nómina.

• Contador / Contable
• Empresas locales de nómina
• Nómina en línea SaaS empresas, por ejemplo Wagepoint, Wave, ZenPayroll, etc.
• Compañías más grandes como las mencionadas anteriormente

Existen ventajas y desventajas con cada una de estas opciones, pero todo se reduce a la clase de solución adecuada para su negocio.

Las soluciones de nómina que ofrecen las compañías más grandes pueden no ser adecuadas para sus necesidades como una pequeña empresa. El uso de un contador para administrar su nómina es una buena opción porque tiene a una persona internamente vigilando todas sus remesas e informando por usted, pero los costos pueden sumar si su contador le cobra por cada artículo de línea por separado.

Las compañías SaaS ofrecen una solución interesante porque, con frecuencia, usted paga un modelo de suscripción, generalmente por lo que usa, y puede ahorrarle mucho tiempo y dinero.

Ahora que tiene una mejor comprensión de lo que hay en términos de opciones, debe comenzar preseleccionando las compañías. Una vez que tenga esta lista restringida, que debe incluir pros, contras y precios, comuníquese y haga contacto.

Vea también: Cómo subcontratar de manera efectiva cuando se ejecuta una pequeña empresa

Paso tres: establezca una conexión

Tener una firma externa que se ocupe de la nómina es como enviar su traje o vestido más bonito para limpiarlo en seco. Debe asegurarse de que este artículo regrese en una sola pieza, manejado con cuidado.

Haga preguntas. Obtenga una idea de si una empresa es adecuada para usted. ¿Son buenas personas para hacer negocios? Esa es la pregunta que todos hacen, realmente, con cualquier proveedor de servicios. Tendrá que lidiar con estas personas todos los meses, por lo que ayuda si se lleva bien.

¿Está subcontratando la respuesta?

¿Realmente la pregunta debería ser, es la nómina de outsourcing adecuada para usted? Eso es Depende de usted. A menos que tenga un empleado o asesor especializado en nómina, o simplemente disfrute de la nómina, puede ser un dolor de cabeza grande y costoso que, si se hace incorrectamente, podría generar multas, impuestos y otros costos del Servicio de Impuestos Internos (IRS). Si se siente cómodo al externalizar esta función y puede encontrar una empresa con la que quiera trabajar, entonces esta podría ser la forma más fácil de quitarle esta carga de los hombros. La comodidad de saber que el gobierno está recibiendo sus impuestos y que sus empleados reciben sus cheques a tiempo no tiene precio.

¿Utiliza uno de los servicios mencionados anteriormente para manejar su nómina? ¿Tienes alguna otra sugerencia para tus compañeros? Comparte con nosotros en los comentarios a continuación.