Cómo configurar la nómina como un nuevo empleador |

Cuando es dueño de una empresa, está a cargo de contratar empleados. Los empleados de primer nivel pueden ayudarlo a agilizar los procesos comerciales, agregar ideas innovadoras y hacer crecer su negocio. Antes de comenzar a preocuparse por una estrategia de contratación de candidatos o por contratar a su primer empleado, necesita tener un poco de comprensión de la nómina.

La mayoría de los propietarios de negocios son expertos en su industria, no en nómina. Configurar y ejecutar la nómina puede parecer abrumador, pero una vez que tenga manos adicionales para ayudarlo a administrar su negocio, todo valdrá la pena.

Siga leyendo para conocer las responsabilidades de su empleador, como establecer la nómina y retener impuestos del empleado salario. En Patriot Software, somos expertos en nómina, así que consulte los enlaces a lo largo de este artículo para obtener información más detallada de nosotros sobre los diversos aspectos de la configuración de su nómina.

Vea también: ¿Es hora de contratar un empleado?

Cómo configurar la nómina

Si desea contratar empleados en su empresa, primero debe configurar la nómina. Para ejecutar la nómina, deberá establecer un sistema; ¿Desea hacer la nómina a mano, usar software o contratar un contador?

Mantener los documentos de su empresa organizados hará que la configuración de la nómina sea un proceso más sencillo. Para configurar la nómina para su empresa, necesita un poco de información sobre su empresa y sus nuevos empleados.

Información comercial

Para configurar la nómina, debe tener algunos números de identificación. Debe solicitar un EIN (abreviatura de Número de identificación del empleador), que puede obtener del IRS. El EIN es un número de nueve dígitos que identifica su negocio. Lo necesitará cuando informe impuestos o envíe cualquier información relacionada con impuestos al gobierno.

Para pagar impuestos federales, puede configurar una cuenta del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS). De esta forma, puede realizar pagos seguros en línea o por teléfono.

También debe registrarse en el departamento de trabajo de su estado. Necesitará una nueva cuenta de informes de contratación para informar a los nuevos empleados del estado. Dependiendo de la ubicación de su empresa, es posible que también necesite números de identificación estatales y / o locales. Y no se olvide de obtener un seguro de compensación para trabajadores.

Información del empleado

Para configurar la nómina, debe tener información para cada nuevo empleado, incluidos el nombre, la dirección y el número de la Seguridad Social. También necesitará información fiscal, como su estado civil y detalles sobre las deducciones y aportes actuales.

Los nuevos empleados deben completar el Formulario W-4 (también conocido como Planilla de beneficios personales) para configurarlo en su sistema de nómina. El Formulario W-4 lo ayuda a determinar la cantidad de impuesto federal a la renta que debe retener de los salarios de cada empleado.

Los empleados también deberán completar el Formulario I-9 cuando los contrate, pero este formulario no afecta la nómina. Sin embargo, confirma la elegibilidad de un empleado para trabajar en los EE. UU., Por lo que es importante contratarlo. Algunos estados también requieren E-Verify, un sistema que puede usar para garantizar que los empleados estén autorizados para trabajar en los EE. UU.

Información de pago

No olvide una de las partes más importantes de la configuración de la nómina y la frecuencia de pago. ¿Recibirá el empleado un salario por hora o un salario? Y, ¿con qué frecuencia los pagará (semanal, quincenal, mensual)?

Necesitará un sistema de gestión de asistencia para realizar un seguimiento de las horas de los empleados, las horas extraordinarias y el tiempo libre remunerado. Y necesita saber si sus empleados están exentos o exentos. Si el empleado califica para el estado de exención, no les paga horas extras. Para obtener más información, consulte el Departamento de Trabajo de los EE. UU. Mantenga su información de nómina organizada para mantenerse eficiente y cumplir con los requisitos legales.

Para ejecutar la nómina, debe saber cómo planea pagarle a los empleados. Puede elegir entre diferentes tipos de pago, incluidos cheques, depósito directo, tarjetas de nómina e incluso dinero en efectivo. Si paga mediante depósito directo, recopile información bancaria de sus nuevos empleados.

Consulte también: Cómo contratar a su primer empleado

Cómo manejar los impuestos

Para cumplir con el IRS cuando ejecuta la nómina, debe familiarizarse con la retención de impuestos a la nómina. En cada período de pago, deberá retener los impuestos del salario bruto de cada empleado.

Aunque le parezca intimidante, manejar los impuestos es más fácil cuando conoce los tipos de impuestos que debe retener. Y, también necesita saber qué hacer con el dinero después de retenerlo.

¿Qué impuestos debe retener?

Como propietario de un negocio, debe retener impuestos de los salarios de los empleados. Retenga el impuesto a la renta federal, el impuesto a la renta estatal y local (si corresponde) y el impuesto FICA.

Impuesto a la renta federal

Debe retener el impuesto a la renta federal según la cantidad de asignaciones que un empleado reclame en el Formulario W-4.

La Publicación 15 del IRS es un gran recurso si decide aprender cómo hacer la nómina manualmente. Puede elegir una de las dos tablas de retención de impuestos sobre la renta para ayudarlo a calcular el monto a retener: el método de puntaje salarial o el método porcentual. El software de nómina automáticamente calculará los impuestos para usted.

¿Qué significa exento de impuestos en el Formulario W-4 de un empleado? En determinadas circunstancias, algunos de sus empleados pueden estar exentos de impuestos, lo que significa que no retiene el impuesto federal sobre la renta de sus salarios. El Formulario W-4 del empleado le informa si un empleado está exento de impuestos o no. Deben entregarle un nuevo Formulario W-4 antes de la fecha límite cada año para mantener el estado de exención.

Impuestos sobre la renta estatales y locales

Según el estado en que realice negocios, es posible que deba retener impuestos estatales de los salarios de sus empleados. Y, algunas localidades requieren un impuesto adicional sobre la renta.

Para saber si necesita retener los impuestos a la renta estatales y locales de los salarios de los empleados, deberá consultar con su estado.

Impuesto FICA

FICA (Federal Ley de Contribuciones de Seguros) el impuesto incluye dos tipos de impuestos: impuestos de Seguridad Social y Medicare. Tanto el empleador como el empleado contribuyen al impuesto FICA por igual. Eso significa que retendrá un cierto porcentaje de los salarios de su empleado y contribuirá con un porcentaje equivalente.

Cada año, la tasa de impuesto FICA está sujeta a cambios. Actualmente, la tasa de impuestos de la Seguridad Social es del 6.2 por ciento del salario bruto de cada empleado. Solo se gravan los salarios de hasta $ 127.200. La tasa de Medicare actualmente es del 1,45 por ciento (en todos los salarios) de los salarios brutos de cada empleado. ¡No olvide, también debe pagar 6.2 por ciento y 1.45 por ciento del salario bruto del empleado hacia la porción del empleador! Y debe retener un impuesto adicional de Medicare del 0.9 por ciento para los salarios de los empleados de más de $ 200,000 ($ 125,000 si es casado que presenta una declaración por separado o $ 250,000 si es casado que presenta una declaración conjunta). No existe una correspondencia entre el empleador y el impuesto adicional de Medicare.

Impuestos solo para el empleador

Si tiene empleados, también debe pagar el impuesto federal de desempleo (FUTA) y el impuesto estatal de desempleo (SUTA). Sin embargo, no retendrá estos impuestos de los salarios de los empleados.

Su estado le informará su tasa de impuestos SUTA. La tasa de impuestos FUTA es un porcentaje de los salarios de sus empleados, hasta un cierto monto. La mayoría de los empleadores pagan.6 por ciento de los primeros $ 7,000 pagados a cada empleado por año a menos que vivan en un estado de reducción de crédito.

Después de retener impuestos, ¿qué haces con ellos?

Si tienes dolor de cabeza en este punto, no estas solo. Tratar con los impuestos de empleo puede ser difícil. Pero no tema: ¡ya casi ha terminado de entender los conceptos básicos de cómo manejar los impuestos de empleo!

Programa de depósito

Después de retener impuestos, debe presentarlos y remitirlos a las agencias tributarias del gobierno. Debe seguir un cronograma de depósito, determinado por el IRS, para determinar la frecuencia con la que paga los impuestos.

Para los ingresos federales y los impuestos FICA, siga un calendario de depósitos bisemanal o mensual. Su cronograma depende de su obligación impositiva total informada en el Formulario 941 (PR) durante un período de cuatro trimestres retrospectivos. Debe depositar mensualmente si informó $ 50,000 o menos en impuestos durante el período de revisión. Si informó más de $ 50,000 en impuestos, debe depositar dos veces por semana. Vea las instrucciones del Formulario 941 para más detalles.

Deposite los impuestos FUTA trimestralmente. Las fechas de vencimiento son el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero.

Informes de impuestos

También debe declarar los impuestos en los formularios del gobierno. Informe el impuesto federal sobre la renta y los impuestos FICA (seguro social y Medicare) cada trimestre en el Formulario 941. También declarará el impuesto FUTA en el Formulario 940, que vence el 1 de enero de cada año.

Para impuestos estatales y locales y SUTA impuesto, tendrá que obtener la primicia de su estado. Consulte la Publicación 15 del IRS para obtener más información sobre cómo depositar y declarar impuestos.

Vea también: Impuestos personales frente a impuestos comerciales: ¿Cuál es la diferencia?

¿Preguntas, comentarios, inquietudes?

Antes de contratar empleados, usted es necesario poner el trabajo en el proceso de configuración de nómina. Y cuando tenga empleados, no olvide retener, informar y remitir impuestos. Para agilizar la nómina, siempre puede considerar invertir en un software de nómina que se adapte a las necesidades de su negocio. Algunos sistemas de software de nómina retendrán, depositarán y presentarán impuestos. Todo lo que hace es ingresar la información de retención para sus empleados.

Si tiene preguntas, siempre puede contactar a su agencia tributaria local. El IRS también proporciona recursos sobre impuestos sobre el empleo:

• Comprensión de impuestos sobre el empleo
• Depósito e informes de impuestos sobre el empleo
• Fechas de vencimiento para impuestos laborales

Puede haber pensado que sería difícil entender los requisitos legales para contratar nuevos empleados y corriendo la nómina. ¡Pero eres el dueño de un negocio! Has pasado por la crisis y has decidido seguir tu pasión. La configuración de la nómina será manejable siempre que tenga un bosquejo claro de qué hacer.