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En un artículo anterior hablé sobre números de negocios y la diferencia crítica entre efectivo y ganancias. Este artículo analiza cómo planificar el efectivo en un plan de negocios, entendiendo los elementos críticos que afectan el flujo de efectivo. No desea ser uno de esos negocios que quiebran incluso mientras produce ganancias.

Ejemplo básico de planificación de efectivo

Comencemos con un ejemplo simple. La Ilustración 1 analiza el negocio desde el punto de vista del dinero que entra y del dinero que fluye. Las ventas y las ganancias están fuera de escena (aunque las ventas influyen en el dinero y los costos y los gastos influyen en el dinero).

En este modelo muy simple, sus fuentes de dinero son ventas en efectivo, pagos de cuentas por cobrar, dinero de préstamos nuevos y nueva inversión. Sus gastos incluyen comprar artilugios en efectivo, pagar intereses, pagar facturas a su vencimiento (es decir, pagar cuentas por pagar) y cancelar préstamos.

Ilustración 1: plan de efectivo básico

Incluso en este nivel básico, puede ver las posibles complicaciones y la necesidad de vincular los números con una computadora. Sus recibos estimados de cuentas por cobrar deben tener una relación lógica con las ventas y el saldo de las cuentas por cobrar. Asimismo, sus pagos de cuentas por pagar deben estar relacionados con los saldos de las cuentas por pagar y los costos y gastos que crearon las cuentas por pagar. Por vital que sea para la supervivencia empresarial, no es tan intuitivo como el pronóstico de ventas, el plan de personal o el estado de resultados. Las matemáticas y las finanzas son más complejas.

Un ejemplo más realista

El plan de efectivo puede complicarse rápidamente cuando se trata de un ejemplo de negocio más realista. En las siguientes ilustraciones, vamos a ver la planificación de efectivo para una empresa de nueva creación.

Suposiciones iniciales

Con las ilustraciones 2 y 3 establecemos los puntos de partida, que son los ingresos proyectados …

Ilustración 2: Estado de resultados

… y el saldo inicial.

Ilustración 3: Saldo inicial

Vemos un ejemplo simple de ingresos comerciales, que usaremos como primer paso para planificar el efectivo. Las ventas alcanzaron un pico en mayo. El ejemplo ya divide las ventas entre las ventas en efectivo y las ventas a crédito. También tenemos una versión simplificada de salarios y gastos de operación para que podamos centrarnos en el plan de efectivo en lugar del estado de resultados.

Desglose del flujo de caja

En las siguientes secciones, explicaré la tabla Flujo de efectivo, hilera por y cómo los números en su flujo de caja tienen un impacto directo en el balance, para ayudarlo a comprender mejor el enlace directo de una tabla a otra, y cómo los cambios en una tabla afectan directamente a la otra.

Para este propósito de discusión, hemos dividido una tabla de flujo de efectivo estándar en secciones separadas, Fuentes de efectivo y usos de efectivo.

Fuentes de efectivo

La Ilustración 4 enumera posibles fuentes de efectivo para nuestra empresa de muestra. La mayoría de estos tienen impacto en el balance y varios provienen del estado de resultados. Por ahora, nos enfocaremos solo en el flujo de efectivo. Después de lidiar con el efectivo también veremos brevemente las implicaciones específicas del flujo de caja en el balance.

Ilustración 4: Fuentes de efectivo

1. La primera fila, Ventas en efectivo , es una estimación simple. Debe vincularse con su pronóstico de ventas y declaración de ingresos para evitar inconsistencias. Las ventas en efectivo más las ventas a crédito equivalen a las ventas totales. Normalmente, las ventas de tarjetas de crédito se agrupan en ventas en efectivo porque la empresa recibe el dinero en un día o dos. Efectivo en este caso significa efectivo, cheque y tarjeta de crédito, todo excepto las ventas reales a crédito, que son ventas hechas en términos.
2. La segunda fila, De cuentas por cobrar , es una estimación del dólar cantidad recibida de los clientes como pagos de cuentas por cobrar.
3. La tercera fila, de Venta de inventario , muestra las ventas especiales de inventario vendidas fuera del negocio normal. Por ejemplo, a veces un fabricante vende un exceso de inventario de materiales o componentes, fuera de sus canales de venta habituales y habituales. Esto no debe incluir las ventas normales de inventario normal, que van en el estado de resultados como ventas.
4. La cuarta y quinta filas son De la venta de otros activos corrientes y de la venta de capital Activos . Vender activos actuales o a largo plazo es otra forma posible de generar efectivo.
5. En las siguientes tres filas se estiman las cantidades de dinero que ingresan a la compañía como dinero nuevo prestado. La diferencia entre cada uno de los tres es una cuestión de tipo de préstamo y términos. La fila llamada De Nueva Deuda Actual es por el dinero que obtiene prestando a través de instituciones crediticias normales, como préstamos estándar, con pagos de intereses. La fila denominada De Nuevos Otros Pasivos Corrientes es para artículos como impuestos acumulados y salarios y salarios acumulados, dinero adeudado que tendrá que pagarse, pero que no se pide prestado formalmente. Normalmente no hay gastos de intereses asociados con esta fila. La fila denominada De nueva deuda a largo plazo es para dinero nuevo prestado en plazos más largos.
6. La última fila en Fuentes de efectivo, Nuevo capital , es para que ingrese dinero nuevo la empresa como inversión.

Usos de efectivo

La ilustración 5 es un ejemplo de los usos de efectivo para nuestra compañía de muestra.

Ilustración 5: Usos de efectivo

1. El primer y más obvio uso de efectivo es Pagar cuentas por pagar . El saldo de las cuentas por pagar es el dinero que debe. Cada mes, pagas la mayor parte de esto.
2. La fila llamada Nómina, etc. . es para los sueldos y salarios y otros pagos relacionados con la compensación que realice mensualmente a sus empleados y al gobierno. Estas obligaciones no entran en cuentas por pagar. En su lugar, usted los paga cada mes.
3. La fila llamada Gastos inmediatos corresponde a otros gastos, además de los salarios y demás en la fila que se encuentra justo encima, que usted paga cuando se incurre en ellos. Nunca entran en cuentas por pagar para esperar su turno.
4. La fila de Costo inmediato de ventas es muy similar a la que está arriba, la diferencia es que estos son costos de ventas, en lugar de gastos, que son pagado en el momento en que se incurre.
5. La siguiente fila, Interest Payments , asume que el interés se paga según se incurre en lugar de esperar en cuentas por pagar para pagarse más tarde. Por lo tanto, los pagos de intereses disminuyen el efectivo. Los montos tienen que coincidir con el estado de resultados.
6. Las siguientes dos filas, Deuda actual de principal pagos y Deuda a largo plazo deuda principal , son para pagos de principal de deuda. Cuando pagas tus préstamos, pierdes dinero en efectivo. En el ejemplo, hay un pago regular de la deuda a largo plazo, y un único pago de parte de la deuda actual.
7. En la segunda fila desde la parte inferior, registra nuevo Inventario en efectivo . Tendrá que saber cuánto inventario nuevo va a comprar, por lo que la parte que se paga en el mismo mes forma parte del cálculo de las nuevas cuentas por pagar.
8. Finalmente, en la última fila, compras de New Capital Los activos reducen el efectivo y cambian el monto del balance para los activos relacionados.

Cálculo del saldo de efectivo

Cuando haya terminado con ambas secciones, agregue las nuevas fuentes de efectivo y reste los usos de efectivo, y tiene un Saldo de caja efectivo estimado para cada mes, como se muestra en la Ilustración 6.

Ilustración 6: Saldo de caja

Incluso con esta lista detallada, todavía nos hemos perdido algunos otros artículos que podrían reducir el efectivo. No hay nada en esta tabla de muestra para la compra de activos actuales. No hay nada que se muestre para el sorteo o los dividendos del propietario. No hay fila para los ingresos por intereses o ingresos varios. Este es solo un ejemplo simple destinado a señalar las relaciones entre las diferentes tablas y las dependencias involucradas en el cálculo de un flujo de efectivo real.

Enlaces con el balance

No puedo hablar de efectivo sin relacionar el flujo de caja al balance general. Los tres estados financieros más importantes de un plan, estado de resultados, flujo de caja y balance general están vinculados entre sí.

La Ilustración 7 muestra el balance de muestra vinculado al flujo de caja en la ilustración anterior. La mayoría de las filas en este balance se ven directamente afectadas por el flujo de efectivo, y necesitan cambiar cada vez que cambia el efectivo. Para cerrar el círculo, veamos en detalle en el balance general.

Ilustración 7: Hoja de balance relacionada

1. La línea Saldo de caja es el saldo en su chequera. Calcule esto con el flujo de caja.
2. Cuentas por cobrar es el dinero que los clientes deben a usted por las ventas ya realizadas. El saldo aumenta con las ventas a crédito, y disminuye con los pagos de cuentas por cobrar. Para cualquier mes, el saldo final es la suma del saldo final anterior, más las nuevas ventas a crédito, menos los pagos recibidos.
3. Calcule el saldo Inventario como el saldo anterior menos el costo directo de ventas más el nuevo compras de inventario.
4. Calcule Otros activos corrientes como el saldo anterior más activos nuevos comprados (de los usos de efectivo) menos la disposición de activos (de fuentes de efectivo).
5. Activos de capital son activos a largo plazo, generalmente plantas y equipos. El saldo de este mes es igual al saldo del mes pasado más los activos nuevos adquiridos, menos la disposición de los activos.
6. La depreciación acumulada disminuye el valor de los activos de capital. El saldo de este mes es el saldo del mes pasado más la nueva depreciación del estado de resultados.
7. Cuentas por pagar será el saldo del mes pasado más adiciones (un subconjunto de costos y gastos) menos pagos de cuentas por pagar. Las nuevas cuentas por pagar incluirán el nuevo inventario no pagado al momento de la compra, más los costos indirectos de las ventas no pagadas a medida que se incurren, los gastos operativos no pagados en la cuenta y elementos similares.
8. Las notas corrientes (a corto plazo) serán iguales a saldo del último mes más nuevos préstamos menos pagos de principal. Los pagos de intereses no están incluidos, porque entran en el estado de resultados y no afectan el saldo. Los pagos principales y los nuevos préstamos deben provenir del flujo de efectivo.
9. Otros pasivos corrientes son impuestos acumulados y salarios acumulados, pasivos que usted sabe que tiene pero no ha pagado.
10. Pasivos a largo plazo (deuda) aumenta cuando pide prestado y disminuye con el pago del capital. El saldo será el saldo del mes pasado más nuevos préstamos como fuente de efectivo, menos los pagos del capital como uso de efectivo. En el caso de muestra, el saldo de marzo muestra un aumento de $ 100 para un nuevo préstamo, menos una disminución de $ 3 para el pago del principal, de modo que los $ 376 a fines de marzo son exactamente $ 97 más que los $ 279 a fines de febrero.
11. Capital pagado es dinero invertido. El saldo debe ser el saldo del mes pasado más la nueva inversión de fuentes de efectivo, menos los dividendos por el uso de efectivo.
12. Las ganancias retenidas son las ganancias acumuladas reinvertidas en la empresa, no tomadas como dividendos. Normalmente esto cambia una vez al año cuando se preparan las declaraciones anuales.
13. Las ganancias son las ganancias acumuladas desde el final del año pasado. El saldo de este mes debe ser igual al saldo del mes pasado más las ganancias de este mes. Al final del año, con un ajuste anual, las ganancias que aún quedan en el negocio se convierten en ganancias retenidas.

Comprensión del flujo de caja

Su plan de efectivo es el elemento financiero más importante de las proyecciones de su negocio. Si va a ser útil en absoluto, un plan de negocios lo ayuda a desarrollar una estimación de efectivo realista, basada en las relaciones subyacentes que exploramos en el capítulo anterior. Cada vez que cambie una suposición en el pronóstico de ventas, plan de personal, ganancia y pérdida, o balance general, esto afecta su flujo de caja.

Los ejemplos aquí describen la forma en que funciona el flujo de efectivo. Las ganancias son muy importantes para el efectivo; mientras más ganancias, mejor será el efectivo, porque las ganancias son ventas (que generan efectivo) menos costos y gastos (que cuestan efectivo). Lo que es menos obvio es el impacto de las partidas del balance general:

• Un aumento en los activos disminuye su efectivo. Una disminución en los activos aumenta el efectivo.
• Un aumento en los pasivos aumenta el efectivo. Una disminución en los pasivos disminuye el efectivo.

Estos dos principios conducen eventualmente al impacto de cuentas por cobrar, inventario y cuentas por pagar. Al observar sus suposiciones sobre el flujo de caja, tenga en cuenta que cada dólar adicional de cuentas por cobrar o inventario como activos es un dólar que no tiene en su saldo de efectivo. Cada dólar en cuentas por pagar es un dólar que usted tiene también en efectivo. Aunque este modelo de efectivo simple no muestra el impacto crítico tan claramente como nuestros ejemplos en el capítulo anterior, los principios matemáticos y financieros son los mismos.

Resumen

El plan de efectivo es vital, el análisis financiero más crítico en el plan de negocios. Tiene que gestionar la diferencia entre efectivo y ganancias. El flujo de efectivo se encuentra entre el estado de resultados y el balance general, y reúne a los dos.