6 Errores contables que ponen en riesgo a las pequeñas empresas |

La contabilidad es una parte importante de cualquier empresa y no es tan fácil como sumar y restar. Las pequeñas empresas a menudo piensan en manejar su propia contabilidad para ahorrar dinero, pero esta puede no ser la mejor idea.

Los errores contables pueden costar a una empresa en gran medida. No quiere estropear sus números, ya que esto puede impedir el crecimiento de su negocio. Los propietarios de pequeñas empresas a menudo cometen errores en sus primeros años debido a la falta de procedimientos contables adecuados.

Aquí hay seis errores comunes que todo propietario de una pequeña empresa debe tratar de evitar.

1. Tratando de administrar todo en su propio

s, siendo un apasionado de su negocio, tienen la tendencia de querer hacer todo por sí mismos. Cuando recién comenzaste, es posible que hayas sido la única persona que maneja todo. El problema surge cuando intenta administrar su contabilidad por su cuenta, ya que es posible que la calidad de los servicios se deteriore. Mantener las cuentas es importante para su negocio a medida que crece, pero el trabajo requerido aquí lleva mucho tiempo.

Afrontémoslo: no puede manejar todo por su cuenta. Aprenda a delegar algunas de sus responsabilidades a los demás.

Sugerencia: Como propietario de un negocio, su tiempo es valioso y su negocio necesita su atención para crecer. Tiene sentido contratar a un profesional de la contabilidad para manejar todas las cuentas.

2. Buscando los métodos más baratos

Buscar siempre los métodos más baratos para ahorrar gastos comerciales puede terminar costándole más dinero a largo plazo. Por ejemplo, contrata a un contador con la tarifa más barata, que a primera vista puede parecer la opción menos costosa y, por lo tanto, la mejor opción. Pero, ¿qué pasa si cometen errores frecuentes en sus impuestos de nómina, y no puede enviar la solicitud a tiempo?

El viejo dicho: "Obtiene lo que paga" a menudo es cierto.

Sugerencia: Gaste un poco más para hacer un trabajo de calidad. Si siempre está buscando una solución económica, a menudo puede contar con obtener un resultado peor.

3. Sin saber la diferencia entre el flujo de caja y el beneficio

Sí, son diferentes.

Explicar en términos simples:

Flujo de caja es el dinero que entra y sale de la empresa de actividades financieras, inversión y otras operaciones. Beneficio, por otro lado, es lo que queda de los ingresos por ventas después de restar los gastos de la compañía.

En teoría, incluso una empresa rentable puede ir a la quiebra. Veamos cómo: supongamos que usted compró un artículo por $ 100 y lo vendió por $ 200. Aquí ganaste $ 100 de ganancia. Pero, ¿y si el comprador no puede dar dinero a tiempo? En este caso, su empresa mostrará los beneficios, pero ¿qué pasa con las facturas que debe pagar mientras tanto? Puede que no tenga efectivo a pesar de las ganancias que acaba de ganar.

Si esos errores se repiten con frecuencia, puede incluso declararse en quiebra.

Sugerencia : lleve un registro de las cosas que está gastando frente a las ventas. Se recomienda revisar todos sus estados financieros mensualmente para tener una idea clara de la situación exacta en que se encuentra su negocio.

4. Mezcla de negocios con finanzas personales

Esta es una manera rápida y fácil de arruinar las finanzas de su negocio. El primer paso cuando abre un negocio es abrir una cuenta bancaria de inmediato. Es aconsejable ejecutar todos los ingresos y gastos a través de esta cuenta bancaria comercial.

Sin embargo, puede estar pagando muchos gastos de su propio bolsillo, por lo que mantener un registro de dichos gastos es esencial. Estas son deducciones de impuestos valiosas. Si no hay registro, no puede deducirlo, lo que le costará dólares en deducciones fiscales perdidas.

Sugerencia: Mantenga sus cuentas personales y comerciales separadas para un registro más conciso y sin dolor.

5. No usa software o tecnología en la nube

Con el uso de software, todos sus requisitos de contabilidad como la nómina y el presupuesto se realizan automáticamente. Esto brinda un tiempo de respuesta elevado, lo que le permite dedicar su valioso tiempo a otras cosas que debería hacer, como administrar su empresa.

Muchos contadores y CPA confían en la eficacia de Microsoft Excel. Sin embargo, es bueno saber que Excel no es tan avanzado e interactivo como cualquier buen software de contabilidad. Por ejemplo, no hay forma de que los errores humanos puedan verificarse en Excel. Sin embargo, el software de contabilidad en la nube emplea un método de doble entrada que eliminaría tales errores. El informe de Gartner sugiere que para 2016, la computación en nube se convertirá en la mayor parte del nuevo gasto de TI.

Sugerencia: Aproveche la tecnología de la nube. Si no lo está utilizando, es posible que se esté perdiendo la tecnología que puede ayudar a que su negocio funcione más fácilmente.

6. No realiza copias de seguridad periódicas

Muchas PYMES y contadores no se dan cuenta de la importancia de realizar copias de seguridad periódicas. Además de instancias como fallas en la computadora y equipos perdidos o robados, prepárese para circunstancias extremas. Un incendio en su oficina o una inundación por una tubería reventada pueden borrar todos sus datos y registros, y esto puede ocurrir incluso cuando su área no es propensa a desastres naturales.

Tener copias de seguridad múltiples para la máxima seguridad es esencial para las empresas, garantizándole tener acceso a los datos en los próximos años. Las copias de seguridad se pueden tomar a través de servicios en línea que le permiten almacenar datos en un formato encriptado.

Sugerencia : siempre debe programar copias de seguridad de sus datos financieros, incluso en ubicaciones separadas, garantizando datos seguros incluso en el caso de desastre.

Al ser propietario de una pequeña empresa, probablemente hay cosas más importantes en mente que contabilidad. Ha optado por iniciar un negocio para dejar su huella y ganarse la vida. La contabilidad, sin embargo, es una parte esencial de su negocio y debe verse como una inversión. Estos errores comunes de contabilidad pueden sucederle a cualquiera en cualquier momento en el funcionamiento de su negocio, y estos consejos pueden facilitar su contabilidad y ayudarlo a tomar mejores decisiones comerciales.

¿Tiene alguna pregunta sobre cómo administrar las cuentas de su empresa? ¿Qué le ayudó a administrar sus cuentas y qué recomendaría a otros propietarios de negocios? Cuéntanos en los comentarios a continuación.