Haciendo que funcione para su planificación |

Hemos visto algunos ejemplos simples, en ejemplos de estados financieros, de cómo las cosas pueden ir de manera diferente a lo planeado. La verdadera gestión aquí no es solo los cálculos, sino más bien la gestión de las diferencias.

Hay que mirar más allá de los números, hablar con la gente, plantear estas cosas en las reuniones para que el plan se mantenga vivo como planificación, y se convierte en gerencia. No siempre es obvio.

Muchas empresas, especialmente las de tipo pequeño, ignoran u olvidan la otra mitad del presupuesto. Con demasiada frecuencia, los presupuestos son propuestos, discutidos, aceptados y olvidados. El análisis de varianza analiza el hecho de lo que causó una diferencia entre el plan y los números reales. La buena administración analiza qué significa esa diferencia para el negocio.

El análisis de varianza abarca desde lo simple y simple hasta lo sofisticado y complejo. Algunos sistemas de contabilidad de costos separan las variaciones en muchos tipos y categorías. A veces, un solo resultado se puede dividir en muchas varianzas diferentes, tanto positivas como negativas.

Los sistemas más sofisticados separan los factores de unidad y precio en materiales, horas trabajadas, costo por hora en mano de obra directa y gastos fijos y variables varianzas Aunque es difícil, este tipo de análisis puede ser muy valioso en un negocio complejo.

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Esta presentación de varianzas muestra cuán importante es el buen análisis. En teoría, las variaciones positivas son buenas noticias porque significan que el gasto fue menor al presupuestado. La varianza negativa significa que el gasto fue más que el presupuesto.

Continuando con nuestro ejemplo, la variación positiva de $ 5,000 en publicidad en enero significa $ 5,000 menos de lo planeado, y la varianza positiva de $ 7,000 en literatura (es decir, colaterales, como folletos, folletos y carpetas de ventas) en febrero significa que se gastaron $ 7,000 menos de lo planeado. La varianza negativa para la publicidad en febrero y marzo y la varianza negativa para la literatura en marzo muestran que se gastó más de lo previsto para esos artículos.

La evaluación de estas variaciones requiere reflexión. Las variaciones positivas no siempre son buenas noticias. Por ejemplo:

• La variación positiva de $ 5,000 en publicidad significa que el dinero no se gastó, pero también significa que no se realizó la publicidad. Las ventas de sistemas estuvieron muy por debajo de las expectativas para este mismo período. ¿Podría la publicidad perdida en enero ser una causa posible?
• Para la literatura, los $ 7,000 positivos de febrero pueden ser evidencia de una fecha límite omitida para la literatura que no se completó hasta marzo. Si es así, al menos parece que los costos al finalizar fueron de $ 6,401, un poco menos de los $ 7,000 planeados.

Entre las varianzas individuales más grandes para un ítem de gasto en un mes que se muestra en la ilustración se encuentra la varianza positiva de $ 7,000 para los nuevos gastos de literatura en febrero. ¿Son buenas o malas noticias? Cada variación debería estimular las preguntas.

• ¿Por qué un proyecto costó más o menos de lo planeado?
• ¿Se cumplieron los objetivos?
• ¿Una variación positiva refleja un ahorro de costos o una falla de implementación?
• ¿Tiene un proyecto negativo? la varianza refleja un cambio en los planes, una falla de gestión o un presupuesto poco realista?

Una tabla de varianzas puede proporcionar a la administración información significativa. Sin estos datos, algunas de estas preguntas importantes podrían no ser respondidas.

Más sobre la varianza

El análisis de varianza en las ventas puede ser muy complejo. Puede haber diferencias significativas entre las ventas proyectadas y reales debido a los diferentes volúmenes de unidades, o debido a los diferentes precios promedio. En el ejemplo de variación de ventas en este capítulo, la variación de unidades muestra que las ventas de los sistemas fueron decepcionantes. Sin embargo, en la variación de gastos, podemos ver que los costos de publicidad y envío de correos estuvieron por debajo del plan. ¿Podría haber una correlación entre los gastos ahorrados en el envío por correo y las ventas inferiores a las planificadas? Sí, por supuesto que podría.

El costo de envío fue mucho menor de lo planeado, pero como resultado las ventas planeadas nunca llegaron. Por lo tanto, la variación de los gastos positivos no es buena para la empresa. Los gastos de ventas y mercadotecnia también estuvieron por encima del plan en marzo, causando otra variación negativa.

La tabla de varianza pronosticada de ventas, mostrada anteriormente, que compara la varianza de unidades y la varianza de ventas, no arroja sorpresas. Las ventas unitarias menores a las esperadas también tuvieron valores de ventas menores a los esperados. Compare eso con el Servicio, en el cual las unidades más bajas arrojaron mayores ventas (lo que indica precios mucho más altos que los planeados). ¿Es esto una indicación de una nueva oportunidad de beneficio o una nueva tendencia? Esto claramente depende de los detalles de su negocio.

A menudo es difícil determinar qué causó las diferencias en los costos. Si no se cumplen los calendarios de gastos, la variación puede ser causada simplemente por un volumen unitario más bajo. La gerencia probablemente quiera saber los resultados por unidad, el precio real y los comentarios detallados sobre los programas de mercadotecnia.

Resumen

La calidad de un plan de negocios no se mide por la calidad de sus ideas, análisis o presentación, pero solo por la implementación que causa. Es cierto, por supuesto, que algunos planes de negocios se desarrollan solo como la venta de documentos para generar recursos financieros. Para estos planes, su valor se mide por su eficacia en la venta de una oportunidad comercial a un posible inversor. Para los planes creados para ayudar a administrar un negocio, su valor se mide por cuánto ayudan a administrar un negocio, en otras palabras, su implementación.

El análisis de varianza es vital para una buena administración. Debe rastrear y hacer un seguimiento de los presupuestos, principalmente a través del análisis de varianza, o los presupuestos serán inútiles.

Aunque el análisis de varianza puede ser muy complejo, la guía principal es de sentido común. En general, ir por debajo del presupuesto es una variación positiva, y por encima del presupuesto es una varianza negativa. Pero la verdadera prueba de la gestión debería ser si el resultado era bueno para los negocios.