Cómo calificar el trabajo de contrato del gobierno para su pequeña empresa

La familia de Adriana Flores ha estado en el negocio de vender instrumentos musicales durante los últimos 88 años. Su abuelo, Alfredo Flores Sr., obligado a huir de su país a los Estados Unidos durante la Revolución Mexicana a principios de 1900, comenzó a vender pianos recuperados comprados en el banco donde trabajó durante la Gran Depresión.

En la década de 1960, el padre de Flores comenzó a dirigir la tienda, hoy el Alamo Music Center en San Antonio, Texas, y tomó dos pasos importantes para expandirse: vender otros tipos de instrumentos musicales y registrarse para solicitar contratos del gobierno federal.

Flores, ahora vicepresidente de la tienda, estima que desde ese momento, la tienda ha vendido al gobierno miles de instrumentos musicales al mismo tiempo que atiende a clientes locales. Los contratos gubernamentales representan aproximadamente una sexta parte de los negocios de la compañía, dice ella.

Cada año, el gobierno federal gasta aproximadamente de $ 400 mil millones a $ 500 mil millones en contratos, con el objetivo de asignar el 23% de los contratos a pequeñas empresas. Incluso los negocios en industrias que no gritan "necesidad gubernamental" pueden calificar para contratos federales, existe la necesidad de todo, desde tubas hasta suministros de oficina y servicios de limpieza.

¿Qué se necesita para obtener su parte del pastel de contratación federal? Aquí están los pasos clave.

Registra tu negocio

Registre su negocio en SAM.gov. El proceso gratuito implica obtener un número de identificación de nueve dígitos, llamado el Número DUNS, para cada ubicación de su empresa, así como designar uno o más sistemas de Clasificación de la Industria de América del Norte, o NAICS, códigos que describen los productos o servicios que ofrece su empresa.

Además del 23% del objetivo de adquisición de pequeñas empresas, el gobierno también establece objetivos para proporcionar trabajo a los propietarios de pequeñas empresas tradicionalmente desfavorecidos, incluidos los veteranos discapacitados, las minorías y las mujeres. Para calificar, debe obtener la certificación de la Administración de Pequeños Negocios de los Estados Unidos.

Considere subcontratar

Si su pequeña empresa es realmente pequeña (piense en un servicio de diseño de interiores de una sola persona), la subcontratación puede ser el camino más eficiente y accesible para los contratos federales. Al otorgar un contrato grande, el gobierno a menudo requiere que un contratista primario subcontrate una parte del trabajo a una o más empresas pequeñas. Al asociarse con contratistas primarios, las pequeñas empresas pueden adquirir experiencia en contratos con el gobierno y ayudar a sus resultados.

El gobierno mantiene una base de datos de oportunidades de contratos primarios federales y la SBA administra una base de datos de oportunidades de subcontratación.

Escribe una propuesta

Si encuentra una oportunidad de contrato principal en la base de datos que desea seguir, su próximo paso es enviar una propuesta. Escribir una propuesta puede ser desalentador, pero es importante proporcionar los detalles específicos que solicita el contrato en el formato exacto solicitado.

El proceso es complicado, pero es posible encontrar ayuda en el camino.

El proceso de adquisiciones del gobierno "es un proceso justo pero complejo con acrónimos, regulaciones y requisitos", dice Ed Coleman, presidente de Washington, D.C., capítulo de SCORE, un servicio gratuito de tutoría para pequeñas empresas. "Antes de responder a [una solicitud de propuesta], recomendaría que la pequeña empresa realice talleres gratuitos o de bajo costo para conocer el proceso federal". Los talleres están disponibles a través de la SBA, SCORE o un Centro de Asistencia Técnica de Adquisiciones local..

La SBA también ofrece el programa All Small Mentor-Protege para hacer coincidir a las pequeñas empresas que son nuevas para el gobierno que tienen contratos con un mentor que puede ayudarlos a través de todo el proceso.

Cumplir el contrato.

La entrega de los bienes o servicios prometidos en la propuesta es mucho para administrar, dice Flores, especialmente si el contrato involucra pedidos a múltiples agencias. Alamo Music Center ha integrado el proceso en su estrategia comercial al designar a los empleados para que se encarguen de llevar a cabo los contratos.

"Hay muchas reglas locas que debes seguir porque estás trabajando con el gobierno", dice Flores. Para un cliente minorista típico, señala, usted simplemente vende un artículo, entrega la factura y recibe un pago en un plazo determinado, "pero con el gobierno, tiene que poner todo en un sistema especial, todo tiene que coincidir perfectamente, y Si no lo hace, se rechaza y tienes que volver y hacerlo de nuevo ".

Aunque el proceso puede ser complicado, para Flores y Alamo Music Center, cumplir contratos significa más que solo dinero; También les permite participar en la representación del país en el exterior.

Muchas de las bandas que reciben instrumentos musicales de los contratos viajan alrededor del mundo, dice Flores. “Se realizan para diferentes embajadas o países. Así que representan a los Estados Unidos en el mundo y están utilizando nuestros productos para hacerlo.

"Es genial que podamos ser parte de eso".

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