Establezca un calendario de retención de registros para su empresa |

Todos sabemos, o deberíamos saberlo, que debemos guardar y proteger nuestros registros comerciales. Cuando comenzamos es fácil aferrarse a cada documento, recibo, factura y registro comercial. Pero después de unos años, descubrimos que todos estos registros que hemos estado guardando ocupan más espacio en los archivadores que los espacios de trabajo para nosotros y nuestros empleados.

La buena noticia es que realmente no tenemos que mantener todos esos registros para siempre. Sí, algunos tenemos que mantener para siempre. Algunos solo los conservamos hasta que el IRS se haya salido con la suya. Y algunos tenemos que mantenerlos solo por unos pocos años.

Determinar qué registros se deben conservar y por cuánto tiempo es un poco más difícil. Y deshacerse adecuadamente de los registros temporales no es tan simple como arrojar los papeles a la papelera de reciclaje.

Aquí es donde entra en juego el Programa de retención de registros. Este documento enumera los tipos de registros que produce su empresa (financieros, personales, manuales de empleados, contratos, operaciones, actas de reuniones, declaraciones de políticas, declaraciones de privacidad en línea … la lista puede parecer interminable); identifica cualquier requisito legal sobre cuánto tiempo debe mantenerse el registro y la autoridad requerida, como el IRS o la Ley Sarbanes-Oxley; observará cuánto tiempo el registro generalmente se usa activamente en las operaciones comerciales; y puede contener también otra información, como señalar que los registros contienen datos sensibles de identificación personal; y si el microfilm o las copias escaneadas digitalmente son alternativas legales aceptables al documento impreso.

Busque en Internet y encontrará abundante información sobre los Programas y muestras de retención de registros, como esta amablemente ofrecida por Millennium Records Management. Recuerde, sin embargo, que un horario de muestra es solo una representación generalizada de lo que se ve. Su calendario de retención de registros se adaptará a su tipo de negocio, dónde se encuentra, en qué estado (s) y / o países donde hace negocios, ya sea que sea de propiedad privada o acciones comerciales en el mercado bursátil, sea una institución pública, mantenga contratos con el gobierno y una miríada de otros factores.

Deseará trabajar con su contador, asesor legal y / o una compañía profesional de administración de registros para desarrollar y establecer el suyo.

Implementa oficialmente el Programa de conservación de registros todos en tu compañía lo saben. Esto ayuda a garantizar que sus registros vitales se mantengan realmente en primer lugar. Más tarde, supongamos que tiene varios archivadores de facturas acreedoras. Su Programa de Retención dice que debe mantener estos durante 6 años, pero la experiencia muestra que realmente solo los usa durante 3 años. Sabiendo esto, puede liberar el espacio de su oficina / oficina transfiriendo estos registros para asegurar el almacenamiento fuera del sitio o un medio de almacenamiento alternativo aceptable.

Una vez que tenga registros que lleguen al final de su período de retención puede deshacerse de ellos. Pero, como dije, no puedes simplemente tirarlos en la lata de reciclaje. Necesita tener un proceso establecido para su eliminación. Sí, debe crear más documentación para deshacerse de los documentos antiguos.

Deseará que las personas que generaron los registros firmen para que ya no necesiten los registros. Debe tener en cuenta que los registros han llegado al final de su período de retención de acuerdo con su Programa de retención de registros establecido y verificar que su período de retención no se haya extendido debido a auditorías, litigios, etc.

Desea certificar cuándo, cómo y por quién se destruyeron los documentos. Hoy es más fácil que en el pasado, cuando pasé muchas horas acarreando cajas hasta un muelle de carga y pasando papel a una trituradora junto a un contenedor de basura. En los últimos años han proliferado las empresas de trituración móvil. Conducirán sus grandes trituradoras de confeti montadas en camión a su negocio, transportarán sus cajas al camión, le permitirán presenciar su destrucción y le darán un certificado de destrucción.

Establecer, implementar y seguir un Programa de retención de registros será de gran ayuda para garantizar que su empresa mantenga y mantenga los registros vitales que necesita para continuar en el negocio. Y, en el peor de los casos, si se ve atrapado en un litigio o algo similar, demuestre que sus registros se guardan y destruyen en un proceso documentado, establecido, aprobado y que se realiza regularmente, y no en una quemadura de medianoche detrás del granero. un intento de aficionado para evitar la culpabilidad y la responsabilidad u obstruir el proceso legal.