Asesoramiento de One B2B Collection Agency sobre cómo recibir pagos |

Ha desarrollado un excelente plan de negocios y tiene nuevos clientes potenciales. El problema es que quieren pagar después de que haya entregado su producto o servicio.

Esto lo hace sentir incómodo porque lo peor que le puede pasar es que no le pagan. Sin embargo, eres nuevo en el juego y quieres mantener las cosas flexibles. ¿Qué puede hacer para minimizar las posibilidades de que esto suceda?

Conozca a su cliente

Cada semana en el Grupo Kaplan tendremos un cliente que nos pida que lo recojamos de un cliente comercial, pero la documentación no muestra definitivamente quien es el cliente

Por ejemplo:

• Es posible que no haya una orden de compra.
• El cliente puede tener varias entidades diferentes, y la documentación no aclara de qué entidad es responsable.
• El negocio podría haber sido vendido sin que el vendedor lo supiera y el pedido era de una nueva entidad no identificada.
• El cliente usa un nombre comercial o DBA y no el nombre de la entidad legal.
• La documentación describe el nombre de la entidad como una corporación o LLC, pero la entidad no está realmente registrada.

Cualquiera de estos problemas puede ocasionar que no le paguen. Por lo tanto, en el nivel más básico, asegúrese de obtener el nombre legal del cliente, su dirección física y verificar la información de contacto (teléfono, teléfono móvil, correo electrónico). Asegúrese de que el nombre legal esté en cada pedido o contrato.

Vea también: Cómo un cliente puede mejorar su negocio

Investigue a su cliente

Los bancos no prestan dinero sin investigar el crédito de un cliente. Los vendedores deben hacer lo mismo. Normalmente, los proveedores recopilan esta información en una solicitud de crédito. Si no tiene uno, el Manual de solicitud de crédito eBook gratis tiene 19 muestras y explicaciones detalladas de todo lo que debe considerar.

Una vez que tenga información, debe verificar y verificar su crédito. Aquí hay algunas de las cosas que puede hacer:

• Compruebe el nombre de la entidad en línea de forma gratuita con el Secretario de Estado.
• Contactar referencias comerciales y bancarias.
• Ejecutar un informe de crédito comercial.

Vea también: 8 consejos rápidos sobre cómo establecer créditos comerciales y obtener financiamiento

Recientemente tuvimos un cliente que hizo un trabajo de consultoría de $ 30,000 sin hacer nada de esto. En menos de tres minutos y por menos de un dólar, supimos que su cliente tenía más de $ 500,000 en gravámenes fiscales, era dueño de una docena de entidades diferentes con casi $ 1 millón en juicios, y no había esperanzas de que le pagaran.

Establezca términos que incluyan protecciones

Es fundamental que su cliente acepte sus condiciones de pago, incluido lo que sucede si no paga a tiempo. Esto se puede incorporar a su solicitud de crédito, contrato o formulario de pedido. Debe indicar claramente cuándo vence el pago y la tasa de interés que se acumula si se atrasa. Haga que sean responsables de los costos de cobranza y honorarios de abogados si se incurre para cobrar.

Si el cliente tendrá múltiples facturas o un contrato con pagos mensuales, una cláusula de aceleración que indique que todos los importes son vencidos si un pago es tardío es ventajoso. También es posible que desee indicar dónde ocurrirá el litigio si es necesario. Pida una garantía personal si la empresa no tiene un buen historial de crédito.

Estos son todos los términos estándar que su cliente probablemente aceptará, siempre y cuando estén en su documentación inicial. Pero una vez que se demora en el pago, es demasiado tarde para obtener estas protecciones y el apalancamiento de recaudación que las acompaña.

Factura con prontitud, precisión y seguimiento exactamente de acuerdo con el cronograma

No se le puede pagar si se dona no envíe una factura Si la factura se envía tarde, tiene errores o no está clara, eso le da a su cliente un motivo para retrasar el pago. Póngase en contacto con su cliente antes de que venza una factura para asegurarse de que la recibió y de que no hay preguntas o inquietudes.

Si no pagan a tiempo, haga el seguimiento el primer día que la factura está vencida. Si su cliente descubre que los dejará pagar tarde, será .

Tenga un procedimiento establecido para realizar un seguimiento en intervalos regulares de cualquier factura vencida. Por ejemplo:

• Correo electrónico 15 días antes de la fecha de vencimiento para asegurarse de que su cliente tenga la factura y no tenga preocupaciones.
  • Si no recibe respuesta, vuelva a enviarla por correo electrónico en cuatro días hábiles
  • Si todavía no hay respuesta, llámelos.
• Llamar el día posterior a la fecha de vencimiento de una factura para consultar el estado de pago
  • Si dicen que se envió el pago, solicite el número de cheque, si es el pago completo y la fecha en que se envió por correo
  • Si no se comunique con una persona en vivo, realice un seguimiento cada dos o tres días hasta que reciba una respuesta por teléfono o correo electrónico
• Si tiene 15 días de retraso y no tiene contrato, envíe una carta vencida y envíe una copia por correo electrónico
• Si tiene 30 días de vencimiento, llame y envíe un correo electrónico al gerente de cuentas por pagar o al ejecutivo financiero con un seguimiento semanal
• A los 60 días de vencimiento, llame y envíe un correo electrónico al propietario del negocio. Explique que tendrá que escalar si no pagan.
• A los 75 días de vencimiento, envíe un aviso final por correo y correo electrónico con una demanda de 10 días
  • Llame al propietario y al ejecutivo de finanzas unos días después para asegúrese de que reciban el aviso
• Entregarlo a una agencia de cobros que se especializa en reclamaciones B2B cuando se vence hace 90 días

Esto puede parecer mucho trabajo. Sin embargo, no es nada en comparación con el dolor y la pérdida financiera de no recibir el pago o de que siempre le paguen tarde.

El flujo de efectivo es crítico para todas las compañías y si no se mantiene al tanto de sus cuentas por cobrar, las cosas pueden deteriorarse rápidamente. Siempre puede tener excepciones a estas pautas. La clave es tener un conjunto de procedimientos que usted siga de manera consistente y las excepciones se otorguen solo cuando sea necesario.

No dude en solicitar el dinero que le pertenece por derecho y suspenda la prestación de servicios o productos hasta que todas las facturas vencidas pagado.

Vea también: Plantillas de factura gratis que puede usar ahora mismo

Tome medidas rápidas si es delincuente

Estadísticas de encuestas compiladas durante muchos años por Commercial Law League of America muestran que las posibilidades de cobrar una factura disminuyen más de uno por ciento por semana una vez que está vencido.

En el momento en que una factura tiene 90 días de morosidad, ya hay un 26 por ciento de posibilidades de que nunca se pague. Cuando ya han pasado siete meses, existe menos del 50 por ciento de posibilidades de que se recolecte.

La mayoría de las agencias de cobro trabajan de manera contingente; usted solo paga si lo recaudan.

Cuando una cuenta necesita atención especial, cuanto antes la entregue a una agencia de cobro comercial acreditada, tendrá muchas más posibilidades de obtener algo en vez de nada.