Su factura ha sido rechazada: 8 consejos principales para empresas de facturación |

Cerrar un trato con una empresa o un cliente corporativo es un gran estímulo para cualquier empresa, tanto pequeña como grande.

Sin embargo, se les paga., es otra cosa completamente distinta.

Puede ir tan suavemente como esperas, o terminar en un desastre total. Todo depende de la forma en que factura a sus clientes. Una vez recibida y registrada, la factura desencadena una serie de procesos que provocan que el dinero ingrese en su cuenta, a menos que algo salga mal.

La clave para que las facturas se liquiden a tiempo se encuentra en los detalles. Los siguientes consejos provienen de mis dos años en cuentas por pagar y cuentas por cobrar, y seguirlos le ahorrará tiempo, dinero y mucho estrés.

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1. Sepa adónde van realmente sus facturas

Al tratar con grandes compañías, debe tener en cuenta que Accounts Payable es uno de los primeros procesos externalizados y automatizados. Y donde hay automatización, la tolerancia al error es casi nula. Eso se aplica a sus facturas también.

Esto significa que alguien en un país diferente (e incluso en una zona horaria diferente) probablemente reserve sus facturas. Ya sea un tercero o un centro de servicio compartido, los estándares de calidad son rigurosos. No dudarán en rechazar una factura, especialmente de un pequeño vendedor, ante la más mínima sospecha de que algo no funciona. Lo que podría parecerle un detalle trivial en realidad podría causar graves repercusiones para el socio de tercerización en caso de una auditoría.

Además, AP opera con un gran volumen de documentos y cada uno de ellos se evalúa muy rápidamente. No hay tiempo para analizar cada factura en detalle; es correcto o no, y eso es todo. Asegúrese de que sus facturas sean aceptadas y aprobadas de inmediato. ¿Cómo? Bueno, ¡cumpliendo!

2. Clave desde el principio

La mayoría de los problemas de pago que he visto podrían haberse evitado fácilmente simplemente siguiendo los requisitos de facturación del cliente. Cuantas más personas participen en la negociación, mayores serán las posibilidades de que se pierda esta información.

Los representantes de ventas son a menudo los que reciben las instrucciones de facturación, pero a medida que se enfocan más en obtener nuevas oportunidades, tienden a descuidar los trámites posteriores.

Asegúrese de que sus ventas y facturación estén en sintonía. No espere hasta que la factura haya vencido para verificar si se ha emitido correctamente.

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3. Mantenga sus facturas legibles

Ya sea que envíe facturas en papel o electrónicas, lo más probable es que las escaneen desde el principio y las transfieran a un software de lectura de facturas. El contador de AP los verifica a continuación.

Aquí es donde muchas cosas pueden salir mal. En primer lugar, estas aplicaciones no son buenas para leer el color. Puede sentir la tentación de condimentar sus facturas con diferentes matices, pero lo mejor es mantenerlos simples. Tener todo el texto y los números en negro es obligatorio.

Además, no escanee las facturas usted mismo; la imagen resultante en el sistema del cliente seguramente no se podrá leer. El camino correcto es generar un PDF.

En segundo lugar, asegúrese de que los detalles esenciales (fecha de la factura, fecha de vencimiento, número, número de pedido, nombre y dirección de la compañía, montos y tasas impositivas) se destaquen. Deben ser fáciles de detectar a primera vista. De lo contrario, la factura podría rechazarse de inmediato, incluso si la información está realmente allí.

4. Facturar a la entidad correcta

Cuanto mayor sea la compañía, más entidades tendrá. A menos que el formulario de pedido indique lo contrario, facture a la unidad con la que está haciendo negocios.

Muchos proveedores tienden a enviar sus facturas a la sede corporativa cuando tienen dudas sobre la dirección de facturación correcta. AP seguramente los rechazará y le pedirá que vuelva a enviar el documento con los detalles corregidos.

Además, nunca acorte el nombre de la compañía o su dirección. Algunos países (Singapur, por ejemplo) tienen regulaciones muy estrictas con respecto a esto, y AP podría no aceptar facturas con abreviaturas o detalles faltantes.

Esto puede parecer absurdo, pero a veces tuve que rechazar facturas que tenían un número de piso o calle equivocado en la dirección del cliente. Use exactamente lo que le ha proporcionado su socio comercial.

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5. Respete la orden de compra

Es probable que sus clientes requieran un número de orden de compra (o "PO") en su factura. Asegúrese de verificar si ese es el caso y cumpla con toda la información incluida en el PO.

El PO es lo que AP busca primero a medida que reserva facturas utilizando este número. Si no está allí o es difícil de detectar, la factura podría rechazarse y perderse su ejecución prevista de pago. Mantenga un registro del período financiero que cubre la OP y el efectivo disponible. El envío de una factura con un pedido desactualizado o sin fondos demorará el pago por días, sino semanas. Esto es especialmente problemático durante la transición de un año fiscal / trimestre a otro.

También es una buena práctica mantener una factura de PO por cada factura. Puede parecer más conveniente incluir varias OP en un documento, pero dificultará la tarea de AP, especialmente cuando hay un problema con alguno de ellos.

6. Factura en la moneda correcta

La discrepancia monetaria es otra razón común para los pagos retrasados, especialmente cuando se comercia con entidades extranjeras. Tenga mucho cuidado cuando trate con eso.

Algunos países, como India, hacen que sea extremadamente difícil procesar transferencias bancarias en moneda extranjera. He visto pagos arrastrados durante meses debido a esto, que se resolvieron solo emitiendo un nuevo pedido.

En caso de que esté facturando a su cliente en una moneda diferente a la local, también podría necesitar proporcionar su equivalente nacional de todo el importes en la factura, incluidos y excluidos los impuestos.

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7. Revise su libreta de direcciones regularmente

Mantener sus contactos actualizados es de crucial importancia, especialmente cuando no factura a sus clientes con frecuencia. Las grandes compañías siempre mejoran sus procesos y sistemas de administración de datos, lo que a menudo resulta en el cambio de direcciones de correo electrónico.

Generalmente, se comunican con anticipación, pero los correos electrónicos automáticos pueden perderse fácilmente en su bandeja de entrada o filtrarse como correo no deseado. Si envía facturas a un correo electrónico personal, asegúrese de incluir una dirección financiera o de contabilidad genérica en CC. La gente va y viene, así que no cometa el error de contactar a alguien que ya no esté en la empresa.

Los contadores de AP tampoco pueden consultar sus bandejas de entrada con la frecuencia que les gustaría. Enviar sus facturas a través de canales genéricos garantizará que se traten dentro del marco de tiempo estándar.

8. Haga un seguimiento con una sonrisa

Siempre que haga un seguimiento con AP sobre su factura rechazada o un pago retrasado, ser amigable recorrerá un largo camino. Naturalmente, usted tiene el derecho de exigir el dinero a tiempo, pero tomar un tono negativo con un empleado de AP no ayudará.

Probablemente el problema no sea su culpa. Son mucho más propensos a hacer un esfuerzo adicional por ti si demuestras empatía y amabilidad. Su trabajo es extremadamente mundano, por lo que tratarlos como personas en lugar de máquinas funcionará a su favor.