Cómo organizar reuniones efectivas |

[Esta es una publicación de invitado de Helena Hauk de 5th Gear Consulting. Helen se acercó a nosotros para hablar sobre la organización de reuniones efectivas y no pude decir que no al tema. - Kai]

A nadie le gustan las reuniones y si la gente puede evitarlas lo harán. Lamentablemente, las reuniones son una parte vital y necesaria para hacer negocios, especialmente a medida que su empresa crece y la comunicación uno a uno se vuelve más dispersa. Las reuniones no tienen que absorber la energía de su organización (o devorar su tiempo). Para evitar que las reuniones se conviertan en vampiros organizacionales:

1. Comience con una agenda: sepa exactamente lo que desea cubrir y comuníquelo a su equipo antes de dirigirse a la sala de conferencias.
2. Comuníquese con anticipación: Informe a las personas con anticipación qué miembros del personal espera que estén allí y qué deben llevar consigo (por ejemplo, informes, estadísticas u otra información importante).
3. Sea considerado: informe a su equipo antes, durante y después de cómo Entiende mucho el valor de su tiempo y aprecia que lo sacrifiquen para asistir a su reunión. Mostrará que valoras y respetas su tiempo tanto como el tuyo.

Mientras estés en la reunión es importante que te mantengas en el objetivo y sigas la agenda que delineaste de antemano. La mayoría de las reuniones se desvían si les dejas que no lo hagan. Mantén el control todo el tiempo. Si alguien hace preguntas fuera del tema o que no son pertinentes para el grupo, luego haga una cita para hablar con ellos luego. De esta forma, todavía sienten que obtienen la atención y las respuestas que buscan sin desviar al grupo o la tarea que tienen entre manos.

Al cerrar su reunión, asegúrese de que todos entiendan claramente los próximos pasos. Asigne todas las tareas y fechas límite antes de para romper la reunión. De esta manera, su reunión en realidad conduce al progreso, en lugar de solo proporcionarle interrupciones en su día.

Recuerde, las reuniones deben hacer avanzar su negocio, no consumir su tiempo. Depende de ti matar a la reunión de succión del tiempo que se vuelve loca y mantener a tu equipo en el buen camino. Hágalo con un plan bien pensado, una comunicación sólida y una mirada estratégica hacia el futuro.

"La productividad nunca es un accidente. Siempre es el resultado de un compromiso con la excelencia, la planificación inteligente y el esfuerzo concentrado. "~ Paul J. Meyer