¿Por qué la tutoría es esencial para su negocio? Parte dos |

En la Parte Uno de esta serie de tres partes, establecimos que la tutoría es el proceso de compartir sabiduría, orientación, dirección y técnicas aprendidas con grupos designados y miembros individuales del equipo. Contrario a la creencia popular, la tutoría tiene poco que ver con conducir a los novatos a la gloriosa luz del descubrimiento. Por el contrario, desarrolla futuros líderes, mejora la retención de los artistas clave y difunde el conocimiento crítico vital para el crecimiento de la organización. Empleado correctamente, es un gran beneficio para la persona mentor, el mentor y la organización como un todo.

En la Parte Dos, veremos los diferentes tipos de tutoría y cómo encajan en su esquema organizacional específico. Después de todo, ¿de qué sirve una sesión de ensueño grupal (Indagación apreciativa) de una empresa o un enfrentamiento entre directivos y directivos sénior cuando solo usted, su secretaria y un repartidor?

Comenzamos dividiendo el proceso de tutoría de acuerdo con su estructura. Por ejemplo, la mentoría informal implica una interacción improvisada, no ensayada y poco organizada entre individuos, generalmente, uno que busca la experiencia y el conocimiento de otro. El buscador puede acercarse al individuo informado, o viceversa. La transferencia de información no está supervisada, y generalmente depende del tiempo y la disponibilidad de ambos participantes.

Por el contrario, formal mentoría se refiere a las relaciones asignadas supervisadas por la organización y guiadas por ejercicios preparados, documentos y software diseñado para mejorar el desarrollo de los empleados de una manera planificada, especificada y medible.

Piense en el viejo carpintero oficial que está tomando al nuevo recluta bajo su protección. En una situación informal y voluntaria, el viejo oficial podría acercarse al nuevo recluta porque ve una promesa en el joven prospecto o aprecia su disposición a aprender. O bien, podría ser al revés donde el joven prospecto señala al viejo experimentado, con la esperanza de aprovechar su sabiduría y experiencia. De cualquier manera, el intercambio es espontáneo e informal. Todo eso cambia, sin embargo, cuando la compañía emplea un programa de mentoría y asigna formalmente el prospecto joven a ese capacitador específico. La empresa supervisa el proceso, espera la responsabilidad de ambas partes y mide la eficacia general para referencia futura.

La tutoría puede dividirse en tipos funcionales. Estos son los más prevalentes:

1. Tutoría basada en compañeros peer-to-peer … el mentor y los compañeros (en su nivel) se ayudan mutuamente a aprender y desarrollar habilidades y conocimientos adecuados.
2. Asesoramiento ejecutivo superior … un ejecutivo experimentado y de alto nivel se acerca a la organización para preparar a un gerente medio prometedor sobre una amplia variedad de técnicas de gestión específicamente diseñadas para esa organización en particular. Esta es la forma más efectiva de crear una cultura de tutoría e impedir la "fuga de cerebros" que ocurriría de otro modo cuando se jubilen gerentes principales.
3. Grupo de tutoría … un mentor o equipo de mentores trabajando con grupos de cinco personas y arriba, en un entorno formal con un objetivo específico en mente. Ese objetivo podría ser una reducción del ausentismo o accidentes o insatisfacción del cliente. Al principio, el grupo designaría ciertos parámetros para la interacción, como un foro abierto, o un enfoque anónimo de preguntas y respuestas. Obviamente, la tutoría grupal es una mejor opción para organizaciones más grandes con departamentos y / o divisiones que enfrentan desafíos similares.
4. Tutoría de servicio al cliente … en muchos sentidos, esto es nuevo. Tradicionalmente, un consultor externo, un conferenciante de seminario o un experto reconocido de la industria fue convocado para llevar a cabo una serie de sesiones de capacitación diseñadas para mejorar el aprecio y la receptividad de la organización hacia los clientes externos. Sin embargo, a medida que las organizaciones vanguardistas se enfrentan a la competencia en todas partes, se vuelven más conscientes del papel fundamental que juega el compromiso del cliente en la supervivencia y el éxito final de una organización, muchas compañías han desarrollado equipos a tiempo completo que van de departamento a departamento. La siguiente es una descripción de trabajo típica para un líder y mentor del equipo de servicio al cliente: Proporciona liderazgo diario al personal de servicio al cliente para cumplir con las expectativas del cliente. Asegura el procesamiento oportuno de los pedidos de los clientes y ayuda a resolver las disputas de los clientes. Identifica mejoras en el sistema y el flujo de trabajo para mejorar la eficiencia del equipo. Desarrolla y lleva a cabo sesiones continuas para mejorar la capacidad de respuesta de la compañía a las necesidades de clientes internos y externos.
5. Tecnología de tutoría … una orientación continua de herramientas y sistemas para los miembros del equipo que deben interactuar con la tecnología diariamente. No es secreto Muchos Babyboomers se ejecutan desde la nueva tecnología. Entre 2000 y 2030, el número de personas de 65 años o más en los Estados Unidos se duplicará de 35 millones a 72 millones, o el 20 por ciento de la población total. Algunas de estas personas todavía estarán en el lugar de trabajo. El desafío para los gerentes de la Generación X será eliminar las barreras tecnológicas que impiden que estos sabios y experimentados contribuyentes lo hagan.
6. Asesoramiento Equilibrio entre trabajo y vida … un mecanismo de apoyo diseñado para ayudar a los miembros a alcanzar un sentido de armonía y equilibrio entre su vida laboral y personal. Este proceso de tutoría aborda condiciones específicas, obstáculos y actividades relacionadas con el estrés en la vida personal y las relaciones de un miembro del equipo que impiden la productividad y la felicidad general. Las sesiones de mentoría a menudo tratan sobre discusiones no relacionadas con negocios, tales como relaciones, manejo del estrés, decepciones profesionales, espiritualidad, matrimonio, hijos y crecimiento personal … lo que nos lleva a uno de los aspectos más importantes de la tutoría: "¿A quién se puede? ¿Se le debe confiar esta responsabilidad crítica? "

En nuestra discusión anterior, establecimos tres componentes para una tutoría exitosa:

• Colaboradores informados
• El deseo de contribuir
• Un método o medio para administrar y compartir las contribuciones

Ahora, agreguemos un cuarto: Aptitud .

Independientemente de su nivel de conocimiento, no todos pueden ser un mentor efectivo. En su organización, primero debe buscar personas con empatía, buenas habilidades de comunicación, en segundo lugar, y finalmente, conocimiento de la tarea en cuestión. Todo esto comienza con la suposición de que tienen el deseo de compartir. En mis primeros años, me encontré con un trabajador extremadamente calificado que no quería compartir su conocimiento porque temía ser reemplazado por los reclutas más jóvenes. Sus respuestas fueron siempre cortas y ambiguas. De hecho, se perdió días en que la compañía organizó sesiones formales de capacitación. Sin embargo, era demasiado valioso para disparar (por su resistencia) porque conocía el equipo de campo petrolífero mejor que nadie.

Aún así, otro gerente de menor rango deseaba entrenar porque le daba la oportunidad de llamar a la gente estúpida. Él prosperó en cualquier interacción que lo hizo lucir bien informado e importante. En algunos casos, podría inducir a error y sabotear las opiniones de los demás, con la esperanza de elevar su propio estado. Era especialmente condescendiente con las mujeres, y sin una ley de acoso sexual, usó su autoridad para obtener beneficios personales.

Este es el punto. Necesita ser mentor en su organización. Pero los mentores malos son fáciles de conseguir. Piense dos veces antes de pedirle a alguien que se convierta en un mentor simplemente porque tienen un amplio conocimiento de la habilidad en cuestión. Es posible que estés preparándote para una demanda. Como mínimo, dañará la cohesión de su organización y perderá trabajadores productivos para la competencia. Elija mentores que sean adecuados, es decir, tengan empatía por sus compañeros de trabajo, buenas habilidades de comunicación, conocimiento del trabajo y un sincero deseo de compartir.

La próxima vez lo haremos todo junto y le presentaremos algunas de las mejores prácticas de la industria en materia de tutoría. Hasta entonces, comienza a armar tu pequeña lista de miembros del equipo adecuados para la tarea. Recuerde, esta es una inversión en el futuro. Esto finalmente ayudará a su organización a crecer.

Sobre el autor: Leander Jackie Grogan es un consultor de negocios de veinte años y autor de Lo que está mal con su equipo de pequeñas empresas [Tapa dura ejecutivo]. Más "