Cómo preparar su negocio antes de la temporada de impuestos

Hacer los impuestos comerciales puede ser difícil para los nuevos. En este artículo, compartiré formas más inteligentes y rápidas de registrar sus gastos y realizar un seguimiento de sus recibos y otros documentos importantes para sus impuestos. ¡Cada uno de estos consejos es fácil de implementar y ayuda a que el tiempo de impuestos sea más fácil!

Consejo # 1: use software de contabilidad para realizar un seguimiento de los gastos del negocio

Una de las cosas con las que muchos pequeños empresarios luchan es quedarse al principio de su contabilidad a lo largo del año. Si no usa un software de contabilidad como QuickBooks o Xero, se está preparando para el fracaso venga el tiempo de impuestos.

Soy un CPA y lo creo o no, uso QuickBooks para hacer mis libros y prepararme para la temporada de impuestos. Esto lo hace mucho más fácil y garantiza que mantenga registros precisos de sus ingresos y gastos. Si se encuentra siempre en el modo de "ponerse al día" cuando se trata de sus libros, entonces debe invertir en software de contabilidad.

Consejo # 2: use categorías de gastos en su software de contabilidad

Las categorías de gastos son solo una forma para agrupar las compras que realiza para su negocio. Por ejemplo, los suministros de oficina, los restaurantes y la gasolina son categorías de gastos. Pueden ayudarlo a realizar un mejor seguimiento de los gastos del proveedor en lugar de configurar a todos y cada uno de los proveedores para las compras diarias.

La razón es que le permitirá ingresar los gastos más rápidamente. Esto le ahorrará tiempo y le permitirá realizar un seguimiento de la información más importante requerida para fines impositivos.

Analicemos un escenario para ver cómo funcionaría esto:

Como propietario de un negocio, probablemente compre suministros de oficina para su negocio. Con suerte, no eres como un niño en una tienda de golosinas mirando todos los nuevos bolígrafos y cuadernos brillantes en los estantes. Lo más probable es que compre solo los suministros de oficina necesarios en una tienda de suministros de oficina como Office Depot o Staples, pero también puede comprar suministros de oficina de otros lugares como Costco o Target.

Cuando esté listo para registrar estas compras en su software de contabilidad, configúrelo así:

• No cree cuatro proveedores en QuickBooks (o su alternativa de QuickBooks) para Office Depot, Staples, Costco y Target.
• Haga configure uno el vendedor llamó "compras de suministros de oficina" o "suministros de oficina" y codificó todas las compras de suministros de oficina al proveedor de "suministros de oficina".

En la tabla a continuación, he incluido algunos ejemplos de compras cotidianas que puede configurar para categorías en lugar de proveedores.

La mayoría de los propietarios de negocios no necesitan realizar un seguimiento de cuánto dinero gastan con cada proveedor que compran artículos de uso cotidiano como suministros de oficina, gasolina y almuerzos de clientes. Créelo o no, el IRS no requiere que usted también rastree sus gastos de esta manera.

Además, los estados financieros clave que usa para determinar el estado de su negocio como el estado de pérdidas y ganancias enumerarán categorías de gastos como "Suministros de oficina" y no los proveedores específicos que compraste; esta es otra razón por la cual no necesita hacer un seguimiento de sus gastos por proveedor.

Soy un instructor adjunto de contabilidad y también enseño QuickBooks. Mientras explicaba este concepto en una de mis clases, una mano se disparó inmediatamente. Al principio, pensé que el estudiante iba a tratar de desafiarme sobre si el IRS en realidad le exige que haga un seguimiento de sus gastos de esta manera: ¿puede decir que esto sucede a menudo?

Sin embargo, el estudiante resultó ser el dueño de la franquicia de una oficina local de H & R Block. Él apoyó mi reclamo al 100 por ciento. Él le dijo a la clase que al preparar declaraciones de impuestos para dueños de negocios, a menudo comparte consejos como este. Continuó diciendo que, al final del día, si el IRS quiere ese nivel de detalle, siempre puede presentar el recibo.

Afortunadamente, tengo una gran solución para ti que elimina los recibos que has metido en la guantera de tu auto y esa querida caja de zapatos, ¡así que sigue leyendo!

Consejo # 3: Usa resúmenes de tarjetas de crédito comerciales anuales

Primero, cada propietario de una pequeña empresa debe establecer una cuenta de cheques comercial por separado (que es nunca utilizada para gastos personales) para que pueda identificar fácilmente los ingresos y gastos que son declarables y / o deducibles a efectos fiscales.

Si no lo hace, le resultará difícil realizar un seguimiento de los gastos comerciales legítimos que pueden ser elegibles para deducciones fiscales en comparación con los gastos personales, que no lo son.

Si tiene gastos comerciales y personales en el misma cuenta bancaria, deberá revisar los estados de cuenta bancarios e incluir únicamente los gastos relacionados con su negocio en su software de contabilidad. Este proceso manual de separar los gastos personales y comerciales es tan tedioso que prometo que estará listo para correr al banco más cercano para configurar esa cuenta comercial para evitar pasar el próximo año fiscal.

Antes de que se dé cuenta, El 15 de abril estará aquí. Si el tiempo de los impuestos se apodera de usted cada año, consulte estos cuatro consejos de planificación fiscal que cada pequeña empresa debe implementar. Sin embargo, si se encuentra rezagado al ingresar sus gastos en su software de contabilidad, una forma de obtener esos gastos rápidamente es usar el resumen anual que las compañías de tarjetas de crédito ofrecen a principios de enero.

Este informe es excelente porque resume todas sus compras por categoría de gasto. Puede usar estos números para sumar sus gastos totales para cada categoría. A continuación se muestra una instantánea de lo que generalmente se verá.

Como verá, la mayoría de las categorías serán similares a las que ya tiene configuradas en su software de contabilidad:

Una desventaja del uso de una declaración resumida como este, no podrá ingresar la fecha exacta de cada compra. En el gran esquema de las cosas, esto es menor, pero no es algo de lo que debas hacer un hábito. Recuerde, esta es una solución a corto plazo para que pueda registrar sus gastos, generar estados financieros y presentar esos impuestos a tiempo. Si compra activos fijos durante el año, es importante tener la fecha de compra específica porque es un componente clave en el cálculo del gasto de depreciación que es deducible para fines impositivos.

Consejo # 4: vaya sin papel

Lo voy a hacer Sé el primero en admitir que el concepto de "sin papel" siempre sonaba bien, pero fue difícil para mí abrazarlo, al principio. Como contador, soy un gran defensor de la documentación. Como dicen en mi drama legal favorito, Law & Order, "se trata de lo que puedes probar". Ese también parece ser el lema del IRS.

Con la tecnología actual, es mucho más fácil crear copias electrónicas de recibos y otros documentos financieros que solía guardar en un archivador físico. Es hora de deshacerse de esos polvorientos archivadores que ocupan espacio y migran a un sistema de archivo electrónico. Es mucho más fácil ubicar los documentos que están almacenados en su computadora (o en la nube) de lo que es desplazarse por las carpetas de archivos.

Pero, ¿cómo se organizan todos estos archivos? Bueno, haces grandes preguntas. Recomiendo que use un sistema de almacenamiento en la nube en línea como Dropbox. Puede crear una carpeta para el año (2017) y luego una subcarpeta para cada categoría de gasto (es decir, suministros de oficina, comidas, combustible). Descargue la aplicación en su dispositivo móvil para que, mientras esté fuera, pueda escanear fácilmente recibos, guardarlos en la carpeta correcta y arrojar ese recibo en papel. No más recibos de relleno en tu guantera o billetera para más tarde.

Si no estás convencido, puedes dar pequeños pasos comenzando en un área, pero te prometo que una vez que implementes el concepto "sin papel", no podrá deshacerse de esos archivadores lo suficientemente rápido. A continuación, encuentre algunas estrategias que puede implementar para avanzar hacia el modelo "sin papel":

Escanear recibos

Descartar los recibos es uno de los errores más comunes cometidos por las pequeñas empresas. No se pierda una deducción fiscal porque se deshizo del recibo. Hay varias aplicaciones en el mercado que le permitirán escanear recibos. ¡Neat y Shoeboxed son excelentes aplicaciones que se integrarán con un software de contabilidad como QuickBooks o Xero para que puedas eliminar la entrada de datos por completo!

Descarga de facturas de proveedores

Hoy en día, la mayoría de los proveedores te ofrecerán la opción de recibir tus facturas por correo electrónico o le permiten descargarlos directamente de su sitio web. Recomiendo que deje de recibir sus facturas electrónicas y comience a descargar sus facturas. Esto le permitirá ahorrar tiempo al no tener que escanear primero; puede guardar fácilmente la factura en su carpeta electrónica o subirla a su software de contabilidad en solo un par de minutos.

Bonificación: si utiliza Xero, tienen una característica interesante llamada archivos lado a lado. Esto le permite cargar las facturas de su proveedor al software para que pueda tener la información justo delante de usted cuando esté listo para escribir ese cheque.

Obtenga recibos en PDF

Hoy en día, más minoristas se están alejando del papel recibos y le ofrece la opción de recibir un mensaje de texto o un correo electrónico con su recibo adjunto. Le recomiendo que vaya con el recibo por correo electrónico porque generalmente es un documento PDF descargable, mientras que el recibo del mensaje de texto puede no serlo. Puede arrastrar y soltar fácilmente un recibo PDF en una carpeta electrónica en menos de un minuto.

Descargar todos los extractos bancarios o de tarjeta de crédito

Para la mayoría de ustedes que hacen banca en línea como yo, este es probablemente un no- Brainer Sin embargo, si aún recibe estados bancarios en papel o en su tarjeta, debe cortar el cable lo antes posible. Esta es una de esas áreas donde puede minimizar las posibilidades de robo de identidad.

Créalo o no, hay personas que roban la identidad de las personas simplemente abriendo su correo. Ya no recibo ningún documento con información financiera como extractos bancarios o de tarjetas de crédito o 401k u otra información de inversión a través de correo postal.

La línea de fondo

Créalo o no, el tiempo de impuestos puede ser realmente una brisa. La clave para alcanzar ese objetivo es establecer un sistema que funcione para usted y atenerse a él. Para comenzar, reserve un par de horas durante la primera semana de cada mes para asegurarse de haber escaneado y registrado todos los recibos y facturas del mes anterior. Al mismo tiempo, complete el proceso de conciliación en su software de contabilidad para todas las cuentas bancarias o de tarjetas de crédito para asegurarse de que sus saldos bancarios o de tarjetas de crédito y sus libros coincidan.

Asegúrese de incluir esto en su calendario como una "reunión recurrente". con sus libros. "Pruebe y escoja generalmente un día de trabajo ligero y uno que usted tiende a estar bastante de buen humor (es decir, un viernes o un sábado por la mañana). Si está dispuesto a hacer el trabajo durante todo el año, la carrera loca hasta el 15 de abril se convertirá en una cosa del pasado.

Para saber más sobre estar preparado para las temporadas fiscales, asegúrese de consultar 4 cosas que cada pequeña empresa debería saber Acerca de los impuestos.