7 consejos para una facturación efectiva

Como propietario de una pequeña empresa, probablemente te guste lo que haces e incluso puedes decir que lo harías gratis si pudieras. Pero al final del día, necesita flujo de efectivo para mantener su negocio en funcionamiento.

Un factura es una factura enviada a los clientes por los bienes o servicios que ha proporcionado. Describe lo que se vendió, cuánto debe el cliente y cuándo y cómo debe pagar el cliente. Las grandes empresas tienen contadores dedicados para hacer su facturación, pero la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas tienen que hacerlo ellos mismos. Y el promedio de pequeñas empresas está esperando más de $ 5,000 en pagos vencidos en un mes determinado, según una encuesta de Intuit entre 1,000 propietarios de pequeñas empresas estadounidenses.

Investmentmatome habló con contadores y profesionales de la facturación sobre cómo los empresarios pueden preparar facturas de manera más eficiente y cobrar más rápido.

1. Automatizar el proceso.

Si aún no lo ha hecho, configure el software para automatizar sus facturas. La mayoría de las plataformas de contabilidad como QuickBooks, Xero, FreshBooks y Wave Accounting incluyen capacidades de facturación, o puede suscribirse a un servicio de solo factura como Bill.com, Hiveage y Billbooks.

"Es hora de migrar de Excel y PDF a las aplicaciones de facturación en la nube", dice el director ejecutivo de Billbooks, Sagar Kogekar, en un correo electrónico a Investmentmatome. "Hay montones de software por ahí, y ahorrará tiempo y dinero si elige uno".

Alrededor del 70% de las pequeñas empresas usan software de facturación, según una encuesta de 2015 de más de 200 líderes de pequeñas empresas realizada por Concur, una compañía de Bellevue, Washington, que brinda servicios de facturación automatizada y productos de gestión de gastos a las empresas.

El uso de software de facturación reduce los errores y ahorra dinero. Las empresas que automatizan sus procesos de facturación reducen los costos de facturación en un 40% a 70%, según un informe de 2012 de Ardent Partners, una firma de Boston que investiga la gestión de suministros. La automatización también hace que la facturación sea más rápida, liberando tiempo para que los empresarios se centren en dirigir su negocio.

"Pueden pasar su valioso tiempo usando su sombrero de CFO en lugar del sombrero de entrada de datos manual", le dice la directora de gestión de productos de Concur, Jessica Staley, a Investmentmatome.

2. Enviar citas escritas

Si es posible, administre las expectativas de sus clientes enviándoles una cotización de precio por escrito antes de entregar el producto o servicio que está ofreciendo. Una cotización debe incluir el costo estimado del trabajo y cómo acepta los pagos, ya sea con efectivo, tarjeta de crédito, cheque o en línea. Asegúrese de que el cliente acepte sus términos por escrito antes de aceptar el pedido.

"Soy un gran fanático de documentar todo", dice Sara Rosenfeld, gerente de marketing de productos de Wave Accounting.

3. Establecer términos de pago cortos

Cuando envíe a un cliente una factura, especifique el plazo para el pago. El estándar suele ser de 30 días o menos, pero puede elegir cualquier cantidad de tiempo.

El deudor promedio paga dos semanas tarde, según un análisis de Xero de más de 12 millones de facturas. Los expertos de Xero recomiendan establecer condiciones de pago de 13 días o menos si desea recibir pagos realistas en un plazo de 30 días. La facturación en línea hace que pagar a los clientes sea más rápido, dice Amy Vetter, jefa de contabilidad de Xero, EE. UU.

"La gente está acostumbrada a pagar por cosas en línea y no necesariamente está esperando para cortar el cheque el viernes", le dice Vetter a Investmentmatome. "Es mucho más aceptable establecer ese tipo de condiciones de pago [cortas] con los clientes".

4. Crear un sistema de numeración.

La numeración de sus facturas le ayudará a realizar un seguimiento de los pagos recibidos a efectos fiscales. Puede usar letras, números o una combinación de los dos para marcar cada factura. Elija un sistema que funcione para usted, pero los expertos en facturación recomiendan no usar "001" para su primera factura. Comenzar con un número más alto ayudará a que sus clientes lo vean como un experto establecido, incluso si es un nuevo negocio.

"Comience con 0053, solo para ser un poco más profesional", dice Faraz Shafaghi, director de marketing de productos y participación de clientes en FreshBooks.

5. Usa lenguaje cortés

Aunque puede parecer leve, el uso de frases como "por favor pague por (fecha)" y "gracias por su negocio" en las facturas aumentará sus posibilidades de recibir el pago, dice Shafaghi. También puede enviar notas de agradecimiento o correos electrónicos a los clientes que pagan a tiempo o antes.

"Recuérdele a su cliente los otros productos y servicios que ofrece y que le encantaría servirlos nuevamente", dice Mike Savory, gerente de gestión de productos de Sage North America, una compañía de software de contabilidad.

6. Enviar facturas puntualmente

Una vez que complete un servicio o envíe productos a un cliente, envíe una factura de inmediato. Esto le ayudará a permanecer en la mente superior del cliente y establecer un precedente para la rapidez.

Si es posible, permita que los clientes paguen en el momento con un sistema de pago móvil como Apple Pay o Square. Algunos sistemas de facturación, incluidos Wave, Flint Mobile y QuickBooks, también permiten a los propietarios de negocios aceptar pagos móviles.

7. seguimiento

Si no le pagan de inmediato, envíe recordatorios a sus clientes sobre los plazos de pago. Es apropiado enviar recordatorios una semana antes de la fecha de vencimiento del pago, el día de su vencimiento y todas las semanas posteriores a su retraso, dice Rosenfeld de Wave Accounting.Para artículos de alto precio, como un pedido de $ 5,000, es aceptable enviar recordatorios más frecuentes.

Si le preocupa ser demasiado agresivo con demasiados correos electrónicos de seguimiento, Rosenfeld sugiere usar su software de facturación para configurar avisos de pago automatizados para los clientes.

"No se preocupe de que el envío de recordatorios o el seguimiento de las facturas impagadas se considerará grosero o una infracción en una relación que haya formado con un cliente", dice Savory, de Sage North America. "Usted está administrando un negocio, y la necesidad de un pago rápido y completo no debería sorprender a nadie".

Para obtener más ayuda sobre cómo iniciar y administrar una pequeña empresa, visite la Guía de pequeñas empresas de nuestro sitio.

Teddy Nykiel es un escritor de personal que cubre finanzas personales para Investmentmatome. Síguela en Twitter @teddynykiel y en Google+.

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