5 Maneras de facilitar la programación de los empleados |
Simplificación de fracciones | Reducir a su mínima expresión
Hay docenas de problemas relacionados con el cronograma que requieren la atención de los gerentes y el personal por igual. Un cronograma bien administrado mantiene a la organización en movimiento y resuelve muchas situaciones complejas. Echemos un vistazo a cinco formas de facilitar el proceso.
1. Conozca a su equipo
El primer paso para una programación efectiva de los empleados es crear una lista del personal que actualmente trabaja para su empresa o departamento. Junto con sus nombres y funciones, también debe tener a mano la información de contacto, así como las habilidades y certificaciones pertinentes. La información adicional puede incluir si son de tiempo parcial o completo, así como cualquier restricción de horas extras.
2. Cree un proceso para la disponibilidad del personal
Ofrezca a los empleados la oportunidad de comunicar sus horas laborales preferidas. Darle al personal la opción de expresar sus preferencias ofrece a los gerentes una manera de promover un ambiente colaborativo. Además, conocer las preferencias de los empleados puede permitirle ubicar al personal en un turno de trabajo disponible que sea conveniente para ambas partes. La disponibilidad puede mantenerse en un formato de calendario o como un formulario. Los empleados deberían poder elegir más de un turno preferido. También deben tener en cuenta que a veces tienen que trabajar en otros turnos para cubrir todas las horas de oficina abiertas.
3. Haga que el horario sea fácilmente accesible
Una vez que haya creado el horario, asegúrese de que sea fácil para los miembros del personal verlo y acceder a él. Muchas veces, los miembros del personal pueden olvidarse de mirar el horario si no está en un lugar fácilmente visible. Además, es fácil para los miembros del personal perder o perder copias en papel de sus horarios individuales. Si el personal no tiene fácil acceso al horario, a menudo se presentan tarde al trabajo (si aparecen).
4. Planifique lo peor
Cuando diseñe el horario de trabajo, tenga en cuenta el factor de emergencia. Un cronograma bien diseñado incluye un plan B, por lo que el gerente no tendrá que entrar en pánico si algún empleado no se presenta o tiene que irse por una emergencia. Tener una tabla de disponibilidad bien organizada ayudará aquí también. Los gerentes también deben tener reglas claramente definidas sobre intercambios y ausencias.
5. Programe la persona adecuada para el trabajo
Use su lista de personal para asegurarse de programar a los empleados según sus talentos y habilidades. A veces, especialmente en entornos con escasez de personal, los gerentes se ven obligados a llenar los turnos, incluso con personal que no se ajusta mejor a los puestos de trabajo. Esto puede hacer el trabajo; Sin embargo, su empresa se beneficiará enormemente de los procesos que se perfeccionan en lugar de simplemente completar. Programar constantemente a los empleados en puestos que no se ajustan a sus preferencias o habilidades también puede tener un efecto negativo en la moral de los empleados.
Para facilitar la programación de los empleados, puede considerar reemplazar el proceso de administración manual con una solución de software. El software de programación eficaz ofrecerá administración de conflictos para producir programas sin errores y ofrecer la flexibilidad para manejar sus necesidades particulares. Sin embargo, usted debe hacer su programación, cubrir todos sus turnos con la persona adecuada y hacer que el proceso sea más eficiente y menos estresante debería ser su objetivo final.
Imagen del calendario cortesía de Shutterstock
