Herramientas, consejos y trucos para mejorar la redacción de negocios |

De los muchos cursos que tomé en la universidad, la escritura comercial fue la más desafiante. Los estudiantes cuyos planes involucran carreras comerciales no están interesados ​​en reglas abstractas, referencias a estándares, lenguaje legal confuso y otros materiales presentados en esas clases. Después de un período dedicado a editar y escribir diferentes documentos, mis compañeros de clase y yo terminamos aún más confundidos.

La redacción clara y concisa debería ser fácil en el mundo de los negocios, donde se envían un número interminable de correos electrónicos oficiales y donde mensajes importantes son transmitidos. Sin embargo, no todos los empresarios son capaces de comunicarse efectivamente a través de palabras escritas. Afortunadamente, siempre hay espacio para mejorar, siempre y cuando nos comprometamos a desarrollar esta habilidad.

Ese curso de escritura empresarial me enseñó muchas cosas, pero no ofrecía muchos consejos prácticos. Después de muchos correos electrónicos, planes y cartas comerciales, realicé algunas mejoras prácticas que estoy a punto de compartir con usted.

Vea también: Cómo escribir un plan de negocios

Herramientas para mejorar la redacción de negocios:

Practicar escribir negocios es la mejor manera de mejorar sus habilidades, pero aún necesita algunas herramientas que harán que el proceso sea más efectivo. Después de muchas pruebas y errores, encontré estas cinco herramientas que nunca dejan de ofrecer excelentes resultados:

1. Email Excellence

Cuando tiene un correo electrónico importante para escribir, pero se encuentra mirando el cuadro de mensaje en blanco, esta es la herramienta que necesita. Email Excellence ofrece un esquema básico para sus mensajes con explicaciones claras de cada elemento. Y, incluso le proporciona puntos de partida.

2. NinjaEssays

Este sitio web es la mejor solución para situaciones de emergencia. Si tiene un documento urgente para preparar o simplemente no puede escribir el contenido necesario, independientemente de la fecha límite, los escritores profesionales en el servicio de escritura personalizado NinjaEssays pueden ayudarlo. La compañía ofrece escritores y editores de todas las categorías, para que pueda obtener documentos comerciales escritos y perfeccionados de inmediato.

3. Docstoc

Si necesita escribir un documento importante, como un acuerdo de confidencialidad, un aviso de reunión o una revisión del desempeño del empleado, debe verificar si Docstoc ofrece un formulario. No necesita crear estos documentos desde cero cuando puede lograr mejores y más rápidos resultados con una plantilla.

4. Dragon Dictation

Esta es la herramienta perfecta para gente de negocios que usualmente se siente más cómoda hablando que escribiendo. Puede usar Dragon Dictation en su teléfono inteligente, tableta o computadora. Todo lo que necesita hacer es hablar, y la herramienta traducirá sus palabras al texto. Luego, puede exportar el contenido a un documento de Word, correo electrónico o redes sociales.

5. Scrivener

Si tiene que escribir un documento extenso, hacerlo en Word puede confundirlo aún más. Scrivener le permite crear el contenido en secciones y moverlas hasta que obtenga el orden correcto. También puede facilitar su trabajo insertando información y notas de investigación junto con los párrafos.

Vea también: Cosas que nunca debe preguntar a los solicitantes de empleo

Una foto publicada por Bplans (@teambplans) el 19 de enero de 2016 a las 12: 15:00 PST

Consejos y trucos:

Evite enfatizar palabras

La primera palabra que debe evitarse es muy . Te representa como la persona menos creativa de la historia. Hay diferentes maneras de reemplazar esa palabra en casi todas las construcciones. Por ejemplo, en lugar de decir que las ideas de negocios de alguien son "muy convencionales", puede usar la palabra conservador . En lugar de describir a un candidato a un puesto de trabajo como alguien con "personalidad muy fuerte", puede decir que es determinado, resuelto o inflexible.

Evite el uso excesivo de preposiciones

Estas palabras y frases son útiles cuando quiere Fluir la transición de un párrafo a otro, pero a menudo debilita el texto y agrega palabrería innecesaria. En lugar de escribir "Tendremos una reunión sobre sugerencias para mejoras presupuestarias el 12 de febrero", puede decir "Tendremos una reunión de presupuesto el 12 de febrero". La redacción comercial se trata de eficiencia.

Evite la jerga

La jerga empresarial puede ser divertida cuando habla con sus compañeros de trabajo, pero le hace sonar tonto en correos electrónicos y documentos. La próxima vez que quieras escribir únete a un equipo de tigres , plataforma de grabación , competencia central , mueve la aguja o piense fuera de la caja , debe encontrar una manera más clara de expresarse.

Es especialmente importante evitar los clichés cuando se está comunicando con personas ajenas al mundo de los negocios.

No use palabras grandes

Los escritores inexpertos piensan que el uso de palabras grandes mejorará su contenido. Una palabra "inteligente" está determinada por la gran cantidad de sílabas que tiene. ¿Desea utilizar la palabra comenzar en lugar de iniciar , o utilizar en lugar de usar ? ¡No! Siempre es mejor confiar en el vocabulario directo.

Objetivo para la voz activa

Las oraciones pasivas se enfocan en la cosa o persona en la que se actúa, por lo que el lector no puede identificar claramente a la persona responsable de la acción. La voz pasiva a menudo suena indirecta y prolija, lo cual es completamente opuesto a los principios de la escritura comercial.

En lugar de decir "el proyecto fue presentado por Michael", debe ir por "Michael presentó el proyecto".

Hacer correo electrónico mensajes más cortos

De lo contrario, corre el riesgo de perder la atención del destinatario. Intente cinco frases o menos, lo que facilitaría al lector leer y responder directamente desde su teléfono inteligente. Si tiene muchas cosas importantes que decir, intente programar una reunión o videoconferencia.

No use demasiados signos de admiración

Está bien enfatizar un punto en la escritura de negocios, pero el uso de demasiados signos de exclamación reduce la impacto.

Recuerde: Nunca ponga más de un signo de admiración al final de una oración. Eso te hace parecer grosero.

Evita la palabrería

Esta es la debilidad más común en los documentos comerciales. No tiene que cumplir con un requisito de duración, esos días terminaron cuando se graduó de la universidad. En lugar de escribir oraciones largas que diluyan la información, busque palabras más cortas que contengan más esencia en pocas palabras.

Conozca a su público

Si desea escribir un correo electrónico adecuado, debe comprender lo que el receptor sabe sobre el problema te enfocas en Debe ajustar el vocabulario, el tono y el estilo de la redacción de su negocio dependiendo de la audiencia y la situación.

Lea el contenido en voz alta

Vea cómo suena el documento o mensaje antes de enviarlo a un destinatario. Eso no solo lo ayudará a mejorar su estilo y claridad, sino que también le permitirá localizar errores como palabras faltantes, frases repetitivas y errores tipográficos.

Vea también: Cómo escribir una declaración de misión en 5 sencillos pasos

Recuerde: la escritura comercial es una habilidad importante para desarrollar.

Como empresario, siempre debe dejar una buena impresión. Escribir un correo electrónico confuso sin estructura y múltiples errores no es la mejor manera de lograrlo. No importa lo difícil que parezca, vale la pena trabajar en la escritura empresarial. Los consejos y las herramientas enumerados anteriormente le permitirán expresarse a través de la escritura de manera mucho más efectiva.

¿Tiene algún consejo adicional? ¿Ha utilizado alguna de estas herramientas para ayudarlo con la redacción de su negocio? Dinos en los comentarios.