¿Para triturar o no triturar? Mantenimiento de registros para nuevos negocios |

Iniciar su propio negocio es un emocionante primer paso en el mundo de la navegación. También es el comienzo de su relación con el IRS.

Está legalmente obligado a mantener registros financieros a la mano por el interés del IRS. ¿Pero a cuáles debe aferrarse, y cuáles son simplemente desorden de oficina adicional?

En el servicio de teneduría de libros en línea Bench, somos expertos en lo que se refiere a los matices más finos del seguimiento de sus finanzas. En esta guía, veremos qué registros debe conservar, por cuánto tiempo debe conservarlos y algunos métodos eficientes que puede usar para mantener sus registros organizados.

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¿Qué registros impositivos debo conservar?

Si trabaja por su cuenta o es propietario de una pequeña empresa, el IRS le exige que conserve documentación que respalde las reclamaciones de ingresos y deducciones. o crédito que aparece en su formulario de declaración de impuestos. Esto demuestra que ha ganado lo que le dijo al IRS que ganó o que compró lo que le dijo al IRS que compró.

Generalmente, la documentación que debe conservar incluye:

• Recibos
• Estados de cuentas bancarias y de tarjetas de crédito
• Facturas
• Cheques cancelados
• Facturas
• Comprobante de pagos
• Estados financieros de su contable
• Declaraciones de impuestos anteriores
• Formularios W2 y 1099
• Cualquier otra evidencia documental que respalde un artículo de ingreso, deducción o crédito que figura en su declaración de impuestos

Tenga en cuenta que esta no es una lista completa. La naturaleza y la estructura legal de su empresa afectarán los registros que debe conservar para el IRS.

La carga de la prueba recae sobre usted, el propietario de la empresa, para proporcionarle todos los documentos necesarios. Entonces, cuando empiece a llevar registros, obedezca este principio simple: Conserve todo.

En el caso de una auditoría, su primera línea de defensa son los recibos y los registros impositivos. Almacenar todos ellos maximizará su nivel de protección. Además, al mantener sus recibos, podrá reclamar las deducciones fiscales que se le deben.

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Una posible excepción: la regla de los $ 75

Hay algunos gastos por los cuales no está legalmente obligado a guardar los recibos. Por ejemplo, el IRS no requiere que guarde los recibos de viaje (menos alojamiento), entretenimiento, obsequios o transporte, siempre que se aplique lo siguiente:

• El gasto, sin incluir alojamiento, es menos de $ 75
• El gasto es por el transporte, y no se puede obtener un recibo

Sin embargo, tenga en cuenta que, en el caso de una auditoría, cualquier gasto puede ser cuestionado, incluso aquellos por debajo de $ 75.

Para más información, mire las pautas del IRS para probar los gastos por debajo de $ 75.

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Cuánto tiempo para mantener sus registros de impuestos

La regla de los tres años:

Plan para mantener su impuesto registros durante tres años después de la fecha en que presentó la declaración, o a partir de la fecha de vencimiento de dicha devolución (lo que sea posterior). Si presenta su declaración anticipadamente, se trata como si se hubiera presentado en la fecha de vencimiento.

Esta regla de tres años nos llega a través del Estatuto de Limitaciones, que es el período durante el cual usted, el contribuyente, puede modificar su declaración de impuestos, o en la que el IRS puede auditar dicha declaración de impuestos. Una vez que expire el período de limitaciones, ya no se le pedirá que conserve registros impositivos para ese período.

Excepciones a la regla de los tres años:

Como siempre, hay excepciones a esta regla. En algunos casos, tendrá que conservar los registros por más tiempo que las demandas de tres años del Estatuto de Limitaciones. Las excepciones incluyen:

Deudas incobrables y valores inútiles: Si dedujo el costo de cualquiera de estos en sus declaraciones de impuestos, conserve el registro durante siete años.

Ingresos omitidos: Si no informa Ingresos al IRS, y representan más del 25 por ciento de los ingresos brutos declarados en su declaración, conserve los registros durante seis años después de la fecha de presentación o la fecha de vencimiento de la devolución, lo que ocurra más tarde.

Registros de empleados: Los registros de empleo deben conservarse cuatro años después de que venzan los impuestos pertinentes sobre nómina, o se pagan, lo que sea posterior.

Devoluciones fraudulentas: Si completa una declaración de impuestos fraudulentamente, usted mejor aferrarse a eso. No hay un estatuto de limitaciones en los retornos que inducen a error al IRS.

Registros de propiedad: Debe mantener registros relacionados con la tenencia de la propiedad durante el período de prescripción, tres años después de que dicha propiedad abandone su posesión..

Con respecto a los registros de propiedad, necesita aferrarse a documentación como escrituras, títulos y registros de costos base. Esto le permite calcular cualquier deducción por depreciación, amortización o agotamiento, así como tener en cuenta la ganancia o pérdida cuando vende o se deshace de la propiedad.

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Cómo almacenar recibos y registros de impuestos

Una vez que haya determinado qué registros debe conservar y durante cuánto tiempo, es el momento de configurar un sistema para organizarlos. Afortunadamente, el IRS acepta documentos digitales siempre que sean reproducciones completas y precisas de los originales. Si lo solicita, debe poder generar una copia legible e impresa de cualquier documento dado.

Esto significa que los días de usar un archivador chirriante para almacenar sus registros tributarios han terminado; hay una serie de soluciones digitales que puede usar para eliminar el papel y mantener sus registros en orden.

Las opciones seguras de almacenamiento en la nube como Dropbox, Evernote o Google Drive le permiten almacenar sus documentos de manera segura en línea. Una vez que establezca su negocio, si encuentra que está lidiando con una gran cantidad de papeleo, considere invertir en un escáner automático de alta velocidad para hacer su transferencia en línea más eficiente.

También es una buena idea mantener una copia de seguridad de sus documentos, ya sea en un dispositivo de almacenamiento físico protegido con contraseña o en una cuenta en la nube secundaria.

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Mantener registros sin fines de impuestos

Una vez que ya no necesite aferrarse a un documento para fines impositivos, vuelva a verificar que definitivamente no los necesita antes de triturarlos. Es posible que sus acreedores, abogado o compañía de seguros necesiten que usted los conserve durante más tiempo que el IRS.

Si usa el almacenamiento en línea, en lugar de eliminar documentos que ya no necesita, puede archivarlos de manera permanente.

Aprendiendo navegue por las áreas grises del mantenimiento de registros de la pequeña empresa y configure un sistema de organización sin papel, lo salvará de los peligros del desorden de la oficina y se asegurará de que usted siempre cumpla con las reglas.