Historia de éxito de pequeñas empresas: Marks Group ayuda a las PYMES a llegar a la nube

Si eres propietario de una pequeña empresa, es probable que estés usando computadoras y toda esa tecnología para dirigir tu empresa. Pero es posible que siga utilizando la tecnología a la antigua, como lo hicieron las pequeñas empresas en, por ejemplo, 2010.

Probablemente tenga PC en la oficina, servidores en una habitación de atrás conectándolos en una red y algún otro equipo donde almacene todos sus datos. El software que está utilizando probablemente vino en una caja envolvente, y contrató a un experto en TI para instalarlo y ejecutar su red.

Sí, eso es viejo.

Eso es más o menos lo que una compañía de calefacción y refrigeración de Pennsylvania tenía y lo que finalmente dejó atrás, gracias a una pequeña empresa llamada Marks Group que ayuda a otras pequeñas empresas a utilizar la tecnología del siglo XXI.

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La nube, definida

Es posible que seas como la mayoría de las pequeñas empresas en el país que aún no han llegado a la nube. Esa nube se refiere al sistema en el que los usuarios acceden a la potencia de cómputo a través de una red basada en la Web, en lugar de tener que configurar todo en su oficina.

En la nube, la mayoría de las tareas de su pequeña empresa: administrar sus libros, realizar un seguimiento del inventario, asegurarse de que sus clientes estén satisfechos, se realizan en línea. No es necesario comprar sus propios servidores y otros equipos, y, en algunos casos, no es necesario contratar un personal de TI para ejecutar su red. Alguien más hará eso por ti.

En el pasado, esto se denominaba utilidad informática, ya que prácticamente convierte la potencia informática en una utilidad, como el agua o la electricidad.

En lugar de pagar por adelantado una aplicación de software, normalmente pagas una tarifa de suscripción mensual basada en el número de usuarios. En lugar de tener todos sus datos en la oficina, su información se almacena en un centro de datos en otro lugar, tal vez incluso a cientos de millas de donde se encuentra.

De acuerdo con un informe de 2013 de la National Small Business Association, más de la mitad, o el 57%, de las pequeñas empresas en los Estados Unidos no usan tecnologías en la nube, en comparación con el 43% que lo hacen. Pero aquí hay otra estadística sorprendente: hace solo cinco años, en 2010, solo el 5% de las pequeñas empresas manejaban su tecnología a través de la nube.

Ahorros rapidos

Entre los nuevos conversos de la computación en la nube está Oliver Heating & Cooling, una compañía de 44 años con aproximadamente 200 empleados en Morton, Pennsylvania.

La compañía recientemente se dirigió al Marks Group, una pequeña empresa ubicada cerca de Filadelfia con 10 empleados que ayuda a las compañías a operar de manera más eficiente al adoptar nuevas tecnologías de la información, incluidos los sistemas basados ​​en la nube.

Oliver estaba luchando con un "software obsoleto" para hacer un seguimiento de los clientes, según Todd Whitmire, el director de TI de la compañía.

"Teníamos problemas para rastrear clientes potenciales y ventas", le dice a Investmentmatome. “Teníamos dificultades para recopilar toda la información. Obtener todos los informes comenzaba a ser extremadamente difícil ".

The Marks Group ayudó a migrar el sistema de Oliver a Microsoft Dynamics. La compañía eligió ir con la versión basada en la nube. Costó aproximadamente $ 20,000, lo que incluía los aranceles para el Grupo Marks.

La empresa realizó ahorros casi de inmediato. En el pasado, Oliver tenía que pagar hasta $ 15,000 por adelantado por las licencias, y hasta $ 2,000 por cada actualización. Con el sistema basado en la nube, Oliver paga una tarifa mensual de $ 65 por usuario, o aproximadamente $ 950 por mes.

También se guardan al no tener que comprar hardware. Oliver gastó alrededor de $ 137,000 cada cinco o siete años para comprar nuevos servidores, lo que se traduce en alrededor de $ 30,000 al año.

"Estamos por delante del juego ahora porque no estamos gastando $ 30,000 al año en servidores", dice Whitmire.

También existe la conveniencia y eficiencia de su nuevo sistema de administración de relaciones con el cliente, o CRM.

"Vale la pena", dice. "Es información en vivo, y usted puede profundizar. Ya sabes cómo a los gerentes ejecutivos les gustan esos tableros. Pueden ver todo en vivo. Les da una sensación cálida y borrosa ".

Entrando en el siglo XXI

Esa es una buena noticia para Gene Marks, el propietario de Marks Group, quien también escribe una popular columna sobre pequeñas empresas para el Washington Post, Forbes, el Huffington Post y la revista Entrepreneur.

Se convirtió en un evangelista para la computación en la nube después de su propia experiencia con el software empresarial.

Comenzó en Marks Group en 1994 con su padre, quien dijo que "estaba vendiendo el peor software de contabilidad del mundo, una aplicación que estaba desarrollando por su cuenta y que nunca llegó al mejor momento".

"Después de seis años tumultuosos, sucedió una gran cosa: el año 2000, que esencialmente deshabilitó su software", dice, refiriéndose a la llamada crisis Y2K que enfrentó los sistemas informáticos en todo el mundo.

Así que su compañía cambió de estrategia y comenzó a revender otros productos de software y servicios de soporte.El Grupo Marks ahora ofrece aplicaciones comerciales tanto en la nube como en el sitio para una variedad de tareas, desde la gestión de las relaciones con los clientes hasta el seguimiento del inventario y el seguimiento de las finanzas.

Marks nombra cinco tareas clave que las pequeñas empresas podrían realizar en la nube:

1. Puede mantener sus cuentas de clientes a través de programas de "gestión de relaciones con el cliente" o CRM, como Zoho.com.
2. Puede administrar sus finanzas y transacciones, utilizando un programa como Xero.com.
3. Puede facilitar que sus empleados colaboren y coordinen las operaciones comerciales, a través de aplicaciones como Microsoft Office Live 365.
4. Puede facilitar la administración de proyectos utilizando un programa como Basecamp.
5. Puede hacer que las comunicaciones dentro de la empresa sean más rápidas y eficientes. Marks cita la popular aplicación de comunicaciones, Slack.

El analista de tecnología veterano Roger Kay, de Endpoint Technologies Associates, dice que “las pequeñas empresas definitivamente pueden aprovechar la nube”, especialmente a medida que sus opciones crecen constantemente. "Con respecto a la nube, hay algo para todos", le dice a Investmentmatome.

Ahora, la nube no siempre es fácil de vender para las pequeñas empresas. Marcos cita tres preguntas frecuentes.

"¿Por qué pago mensualmente cuando antes solo pagué una vez?"

"A esto, les explico que ya no tendrán que lidiar con el mantenimiento anual, el hardware, las actualizaciones, las copias de seguridad y el acceso", le dice a Investmentmatome. "Esto reduce su costo de propiedad".

"¿Cómo sé que mis datos están seguros?"

"A esto les pregunto si realmente piensan que su propia seguridad interna es mejor que Microsoft, Salesforce u otros grandes proveedores de la nube", dice. "El modelo de negocios de estas compañías depende de la mejor seguridad, y aunque nadie puede estar 100% seguro, ciertamente tienen mejores recursos a su disposición".

"¿Cómo sé que estos proveedores de la nube estarán presentes y qué pasará con mis datos si no lo están?"

Marks responde: "Incluso si un proveedor de la nube tiene problemas, es más que probable que sus clientes sean comprados por otra persona". En la industria de software empresarial, los proveedores son adquiridos por otras compañías y, en la mayoría de los casos, los compradores encuentran formas de mantener La base de clientes de la empresa adquirida.

Kay de Endpoint Technologies Associates también dice que pondría la seguridad y la comodidad como las principales razones por las que las pequeñas empresas deberían adoptar la computación en la nube.

"No mediría el valor del ahorro de costos, sino el valor del seguro de no perder datos como negocio, lo que podría ser catastrófico", dice.

"Conocí a un tipo que perdió su cuaderno con todas sus cosas en él, y nunca lo había respaldado. Literalmente lo sacó del negocio. También hay un ligero valor en poder acceder a sus archivos desde otras máquinas. "Se sabe que busqué un archivo a través de un visor en mi teléfono cuando no tenía una computadora conmigo".

Conveniencia de la nube

La búsqueda de la conveniencia también llevó a otra pequeña empresa a recurrir al Grupo Marks en busca de ayuda. Thompson Mahogany es una compañía maderera de 172 años con sede en Filadelfia.

El gerente general Andrew Nuffer dice que la compañía quería deshacerse de un sistema que él llama "lento". Su pregunta principal para el Grupo Marks, dijo, era: "Oye, ¿hay alguna manera en que mis muchachos puedan acceder a [nuestro sistema] en su ¿iPads o teléfonos inteligentes para que no tengan que volver a la oficina para ingresar su información en nuestro CRM? ”

Si habia. Con la ayuda del Grupo Marks, Thompson Mahogany se convirtió en otro converso de computación en la nube.

"A la larga, vale la pena", le dice Nuffer a Investmentmatome. El nuevo sistema ha hecho la vida más fácil para él y sus empleados, añade. “Solo podemos detenernos a un lado de la carretera y buscar algo. Podemos hacer más trabajo ".

Pero Nuffer, cuya compañía comenzó en 1843, dice que todavía tiene reparos en abrazar totalmente la nube. La compañía todavía tiene sistemas locales para algunas tareas clave, como la gestión de inventario.

Nuffer dijo que la compañía no está considerando mudarlos a la nube. "Demasiados secretos comerciales en ellos", dice, aunque agrega, "Pero quién sabe. Eso puede cambiar en los próximos 10 años. Si me hubieras dicho hace 10 años que podía hacer todo en un iPhone, me habría reído de ti ".

"Este es nuestro primer paso en ese reino", dice. "Tal vez vamos más lejos. No lo sé."

Las empresas más pequeñas probablemente continuarán abrazando la nube, especula Gene Marks.

'"¿La verdadera razón? Los propietarios de pequeñas empresas pronto no tendrán otra opción ", dice. “Las compañías de software están dedicando la mayor parte de su I + D a aplicaciones basadas en la nube. Las empresas de infraestructura están haciendo velocidades y accesos mucho más rápido. Para las compañías de software, el modelo de negocio es mucho mejor, una fuente de ingresos consistente y predecible y más control sobre los costos de soporte. Las pequeñas empresas serán empujadas allí, les guste o no. Así que ahora es el momento de lidiar con eso ".

Puede encontrar más información sobre las aplicaciones empresariales basadas en la nube en un artículo de Investmentmatome sobre 20 aplicaciones para propietarios de pequeñas empresas. The Marks Group también tiene una página de videos sobre las diferentes aplicaciones en la nube para pequeñas empresas.

Benjamin Pimentel es un escritor del personal que cubre pequeñas empresas para Investmentmatome. Síguelo en Twitter @benpimentel , en Google+ y en LinkedIn

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Foto de Gene Marks cortesía del Grupo Marks.