¿Cuánto tiempo debe mantener sus registros de impuestos?
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Si cree que su trabajo tributario se realiza una vez que presenta su declaración, piénselo nuevamente. Ahora necesitas archivar tus registros de impuestos.
Mantener sus declaraciones de impuestos y los documentos que utilizó para completarlas obviamente es fundamental si alguna vez se audita. El estatuto de limitaciones en las auditorías del IRS es un factor clave para decidir qué conservar y por cuánto tiempo. El buen mantenimiento de registros también podría ayudar si necesita presentar una declaración enmendada porque descubrió un error o se enteró de una exención de impuestos que debería haber reclamado.
Entonces, ¿qué registros relacionados con impuestos debe conservar y por cuánto tiempo? Veamos lo que recomienda el IRS según el tiempo que tenga para responder sus preguntas.
Tres años
En situaciones típicas de presentación de impuestos, el IRS tiene tres años para decidir si auditar, o, como la agencia prefiere llamarlo, examinar su declaración. Eso significa que debe mantener sus registros durante tres años a partir de la fecha en que presentó la declaración original.
Esta también es una buena práctica, ya que generalmente tiene tres años desde el momento en que presentó su declaración, o dos años desde la fecha en que se pagó el impuesto, lo que ocurra más tarde, para reclamar un reembolso o crédito del IRS.
También debe aferrarse a los registros de impuestos durante tres años si presenta una reclamación de crédito o reembolso después de presentar su declaración original. El límite aquí podría cambiarse a dos años a partir de la fecha en que pagó los impuestos adeudados, si esa fecha es posterior al límite de tres años.
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Seis años
El período de auditoría de tres años y las pautas de mantenimiento de registros asociadas se aplican en circunstancias de presentación estándar. Sin embargo, si no incluye todas sus ganancias en su 1040, el IRS tiene una ventana más larga para decidir sobre una posible auditoría, por lo que también necesita mantener sus registros de impuestos por más tiempo.
Específicamente, la ley de impuestos dice que si no informa sus ingresos en más del 25%, el estatuto de limitaciones se duplica: el IRS tiene seis años para decidir si auditar su declaración. Para hacer frente a cualquier pregunta, debe tener a mano esos seis años de documentos fiscales.
Siete años
A veces, una apuesta de stock no da resultado. En tales casos, puede cancelar la pérdida de la "seguridad sin valor". Si lo hace, mantenga esos registros durante siete años. Ese es el tiempo que el IRS tiene para responder preguntas sobre su mala inversión. El mismo marco de tiempo se aplica a las deducciones por una deuda incobrable.
Indefinidamente
Hay algunos casos en los que mantener registros de impuestos tal vez para siempre.
Diga que alguien, no usted, por supuesto, comete fraude fiscal. No existe un estatuto de limitaciones en las auditorías de fraude fiscal. Cuando el IRS sospecha que alguien ingresó información ilegal en una declaración, puede investigar en cualquier momento, no solo dentro de la ventana estándar de tres años.
También debe conservar la documentación de por qué no presentó una declaración de impuestos. Sí, eso parece ser un intento negativo, pero si, por ejemplo, se tomó un año libre para cuidar a un familiar enfermo y no obtuvo suficientes ingresos para solicitarlo, una prueba de ello provocará un corto circuito examen detallado del IRS de su año fiscal faltante.
Qué registros mantener
| Ingresos |
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| Gastos y deducciones |
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| Casa |
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| Cuentas de jubilación |
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| Otras inversiones |
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Incluso después de que haya pasado el estatuto de limitación y se haya eliminado la documentación de respaldo, guarde una copia de la declaración de impuestos de cada año que presente. Esto incluye no solo el 1040 en sí, sino también cualquier programa asociado que haya enviado al IRS ese año. Estos a menudo son necesarios cuando solicita un préstamo u otra asistencia financiera, como dinero para la universidad.
Cómo mantener tus registros
De acuerdo, probablemente se esté preguntando dónde almacenará todo ese papel. Eso no es un problema.
La ley no exige ningún sistema especial de mantenimiento de registros para todos los contribuyentes. Puede mantener sus registros de la manera que mejor le funcione, siempre que le permita producir el material si el IRS lo solicita. Para la mayoría de los contribuyentes de hoy en día, eso significa acceder a registros en forma digital.
Convertir sus impuestos y otros registros financieros clave a un formato electrónico puede ahorrarle mucho espacio. Todo lo que exige el IRS es que su almacenamiento de registros electrónicos cumpla con los mismos estándares que se aplican a las copias impresas. Eso significa que cuando reemplaza las versiones en papel, debe mantener los sistemas de almacenamiento electrónico durante el tiempo que sean necesarios según los estatutos de limitación de impuestos.
