Las tres limitaciones de los proyectos y su implementación |
Proyectos y sus limitaciones
La administración de proyectos funciona en un equilibrio delicado de lo que llamo el Trifecta de Administración de proyectos:
- Calidad: El nivel de excelencia del producto, si cumple o excede las expectativas / especificaciones
- Costo: La cantidad de dinero que se necesita para producir dicho producto (tanto cuánto cuestan los materiales para crear el producto, como el dinero que se necesita para alimentar la producción)
- Calendario: El tiempo necesario para crear el producto se agrega con la cantidad de tiempo que llevará entregarlo
Veamos un escenario de fantasía. Supongamos que posee una empresa de marketing y diseño gráfico que acaba de recoger a un cliente que necesita folletos promocionales para una próxima feria comercial. Si observa el proyecto a través del modelo de restricciones triples, deberá colaborar con su cliente en un plan que establezca claramente la calidad esperada, en comparación con el tiempo que espera gastar en ella, su expectativa de una fecha de finalización, y el costo, incluidos los gastos adicionales y otros elementos del costo. A menudo, planificar un proyecto no es una ciencia dura. Las cosas suceden y los horarios o los costos tienen que cambiar un poco. Simplemente construya algo de retraso en el cronograma y cierta flexibilidad en los costos. Luego administre mientras avanza. Siga leyendo para ver más detalles sobre las consideraciones que debe realizar para cada aspecto del modelo de restricciones triples para proyectos.
Calidad
Desde el principio, hable con sus clientes sobre las necesidades frente al costo y el tiempo. Escriba exactamente lo que quieren y lo que son y no están dispuestos a comprometerse con respecto a la calidad. Tenga en cuenta que tanto en su extremo como en el extremo del cliente, es fácil dejarse llevar por el deseo de mejorar los productos y realizar cambios. Esto, si bien podría hacer un mejor producto, también podría salir rápidamente del control. Usted podría encontrarse sin tiempo y dinero con un producto sin terminar. Sería más conveniente crear un producto que funcione y también hacerlo dentro de los plazos y presupuestos financieros que en el caso anterior. Puede ser conveniente reservar un "presupuesto amortiguador" en caso de que ocurra.
Costo
Cuando se habla de costos, tenga cuidado con las tasas fijas. A menudo (debido a la espiral de calidad discutida anteriormente) los costos fijos en realidad pueden ser contraproducentes para el productor, lo que les cuesta más de lo que pretendían. En cambio, pídales que le den un mínimo y un máximo que estén dispuestos a pagar. Entonces, ve por el mínimo. Lo más probable es que, incluso si apunta al mínimo, terminará en un número más cercano al máximo. (Esto se remonta a la idea de un presupuesto amortiguador).
Schedule
La programación puede ser frustrante y tediosa. Sin embargo, a la larga puede ser rentable. Establezca fechas para cada nivel de producción cuando espera que se realicen ciertos aspectos del proyecto. Comprenda que los plazos de producción no pueden y no siempre se cumplirán, así que de nuevo con la idea del presupuesto de amortiguación, asegúrese de que sus plazos estén por lo menos unos días más cuando realmente necesita cumplir con el plazo.
Para más información …
Si implementa estas ideas, sabiendo que la trifecta funciona como un sistema de controles y equilibrios, entonces podrá producir material viable de manera eficiente y dentro del presupuesto. Para obtener más información sobre los conceptos básicos de administración de proyectos, estos son algunos recursos excelentes:
- PMI.org - Sede para todo lo relacionado con la gestión de proyectos.
- Wiki sobre Gestión de proyectos: un excelente artículo introductorio sobre conceptos y enfoques de gestión de proyectos.
- Triángulo de gestión de proyectos: una discusión más exhaustiva sobre el modelo de restricciones triples.
